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Manchmal wache ich morgens auf, wenn der Wecker klingelt, und stelle fest, dass mein ganzer Körper angespannt ist. Dann lausche ich den letzten Traumfetzen nach, die noch in meinem Kopf hängen, und erkenne, dass ich gerade etwas geträumt hatte, bei dem es darum ging, ganz dringend und unbedingt etwas zu erreichen. Aber es war ungewiss, ob ich das schaffen würde. Und so versuchte ich, durch den Einsatz besonderer Anstrengung das gewünschte Ziel doch noch zu erreichen. Um zu wissen, wo diese Träume herkommen, brauche ich keine psychoanalytische Traumdeutung. Die Parallele zu der Haltung, mit der ich oft durch den Tag gehe, ist einfach zu offensichtlich. Häufig versuche ich, wenn gerade mal wieder besonders viele Aufgaben anstehen, durch eine extra Portion Anstrengung „schneller“ zu arbeiten, d.h. mehr Aufgaben in der gleichen Zeit zu bewältigen. Aber das klappt natürlich nicht, da sich die Art von Arbeit, die ich mache, nicht wirklich beschleunigen lässt. Wenn ich morgens für die S-Bahn zu spät dran bin, dann kann ich rennen statt zu gehen. Z.B. eine E-Mail zu schreiben erfordert hingegen Denken und Tippen. Ich kann auf Kommando aber weder doppelt so schnell denken noch tippen… Und so versuche ich vergeblich, „schneller“ zu arbeiten und lebe dabei in dem Gefühl, ein Wettrennen zu verlieren. Kein Wunder, dass mein Gehirn nachts dann entsprechende Träume produziert…

Statt schon am Frühstückstisch voller Spannung zu sein, würde ich gerne viel lieber ausgeruht und entspannt in den Tag starten. Denn für gewöhnlich erzeugen die Herausforderungen des Tages weitere Spannung. Und Spannung erzeugt Schmerzen. Früher oder später tut irgendetwas weh. Und mittel- und langfristig macht die Spannung krank. Woran das liegt? Ganz einfach: Psychische Spannung geht mit einer Anspannung der Muskulatur einher. Meine Student*innen wissen (hoffentlich ;-)), wie dieser Zusammenhang über Sympathikuserregung und Adrenalinausschüttung vermittelt wird. Hier ist aber erstmal wichtig, woran man diesen Zusammenhang bei sich selbst erkennen kann. Welche Körperstellen als erstes auf eine erhöhte Anspannung reagieren, ist von Mensch zu Mensch etwas verschieden. Ich merke es als erstes an meinen Zehen, die dann nicht einfach locker im Schuh liegen, sondern auf die Sohle nach unten pressen. Und an meiner Kiefermuskulatur. Das ist auch die Stelle, wo es als erstes anfängt, weh zu tun. Die Kieferspannung erzeugt wiederum Druck auf den Ohren, auch so ein sicheres Indiz für innere Anspannung. Und wenn diese Spannung dann noch länger anhält, dann folgt die Nacken- und Rückenmuskulatur. Sind Nacken und Rücken erstmal verkrampft, sind Kopfschmerzen die Folge. Der Endpunkt sind dann Erkältungskrankheiten und chronische Rückenschmerzen…

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, was man tun kann. Die Antwort ist: eine Menge. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die folgenden Dinge bei mir selbst helfen. Das heißt nicht, dass ich alles davon anwende, davon bin ich noch weit entfernt. Aber ich arbeite daran, einige Dinge davon immer regelmäßiger umzusetzen.

Zeitmanagement

Zuerst macht es Sinn, sich über die Gestaltung des Arbeitstages selbst Gedanken zu machen. Das läuft gewöhnlich unter dem Begriff Zeitmanagement. In einem früheren Blog-Eintrag habe ich schon mal geschrieben, warum übliche Zeitmanagement-Techniken nicht so sehr gegen Prokrastination helfen. Für das Problem hier aber wurden sie gemacht: Arbeit so gestalten, dass stressfrei das Wichtigste erledigt werden kann.

Die wirksamste und gleichzeitig bitterste Pille ist: weniger machen. Das bedeutet: Ich muss einige meiner Aufgaben streichen bzw. abgeben. Das ist meistens schwer, denn wir sind ja so unersetzlich und die einzigen, die in der Lage sind, diese und jene Aufgabe richtig gut zu bewältigen… Und jedes der Projekte ist doch so spannend und es wert, verfolgt zu werden… Aber leider steigt unser Zeitbudget nicht mit unserer Begeisterungsfähigkeit an. Wir können zwar vieles wichtig und/oder spannend finden, haben aber trotzdem immer nur die selbe Menge an Zeit zur Verfügung.

Wenn die Fülle von Aufgaben ein Stressfaktor ist, dann können wir außerdem versuchen, das Multitasking abzustellen. Jeder Wechsel des Aufmerksamkeitsfokus bringt Hektik in unser Denken und verursacht das Gefühl, möglichst alles gleichzeitig ganz schnell erledigen zu wollen. Also: Smartphone in den Flugmodus schalten, E-Mail-Benachrichtigungen abschalten, die aktuelle Aufgabe zuerst (wenn möglich) zu Ende bringen, bevor man mit der nächsten Aufgabe beginnt. Am Anfang des Tages einen Plan zu machen, was in welcher Reihenfolge zu bearbeiten ist, hilft ebenfalls enorm. Erstens muss man sich selbst dabei klar werden, welche Aufgabe welche Priorität hat. Damit erzeugt man Unterschiede zwischen den einzelnen Aufgaben. Es sind dann nicht mehr alle Aufgaben gleich wichtig, die entsprechend auch am besten alle gleich jetzt sofort erledigt werden sollten. So nimmt man Druck von seinen Schultern. Zweitens sorgt man mit so einem Plan dafür, dass man nicht mehr alle Aufgaben gleichzeitig im Kopf präsent halten muss. Der Plan ist dann außerhalb von mir festgehalten, meine Aufmerksamkeit kann sich dann allein auf die eine Aufgabe direkt vor mir konzentrieren. Wenn ich fertig bin, sehe ich auf meinen Plan, was als nächstes kommt. Habe ich keinen Plan, so muss ich das schon die ganze Zeit wissen, während ich die erste Aufgabe bearbeite, da ich ja sonst Gefahr laufe, was Wichtiges zu vergessen…

Was ebenfalls ideal wäre: Pausen einlegen. Pausen sind für unseren Organismus das Zeichen, dass ein Schritt geschafft ist, die Aufgabe erfolgreich bewältigt wurde. Dann darf die Spannung nachlassen, da sie nicht mehr gebraucht wird. Wenn ich Pausen mache, sende ich also an meinen Körper das Signal, sich entspannen zu dürfen. Keine Pause heißt, Spannung ist weiterhin gefordert. Pausen werden also gerade dann besonders wichtig, wenn ich eigentlich das Gefühl habe, keine Zeit für Pausen zu haben. Diese Überlegung wird aber schnell zu einem Trugschluss: Ohne Pause laufe ich Gefahr, aufgrund der inneren Hektik auf die Schnelle eine Aufgabe auszuwählen, die vielleicht nicht den effektivsten Fortschritt verspricht. Und dann verliere ich viel Zeit mit dieser Aufgabe, die eigentlich gar nicht sooo wichtig gewesen wäre. Keine Pausen zu machen kann also auch viel Zeit kosten.

Aktive Entspannung

Jenseits der eigentlichen Arbeit kann und sollte ich mich auch um aktive Entspannung bemühen. Das können körperliche Aktivitäten wie Sport oder Spazierengehen sein. Oder du wendest spezifische Entspannungstechniken wie progressive Muskelentspannung nach Jacobson oder autogenes Training an. Oder betreibst Meditation, was zur Beruhigung des Geistes natürlich besonders prädestiniert ist. Oder eine Kombination aus alledem wie Yoga oder ähnliches. Fernsehen zählt übrigens nicht dazu. Da wird unser Gehirn ja wieder mit neuem Zeug vollgeladen.

Feierabend

Zuletzt ist auch ein echter Feierabend eine gute Maßnahme. Darunter verstehe ich eine Zeit, zu der klar ist, dass da definitiv nicht mehr gearbeitet wird. Und zwar regelmäßig. Wenn ich abends zuhause nie arbeite, dann weiß auch mein Gehirn das und kann dann entspannen und die Gedanken an die Arbeit loslassen. Wenn ich dagegen abends oder am Wochenende immer oder auch nur öfter noch arbeite, dann ist es nicht mehr klar, wann mein Gehirn die Spannung abbauen und die Aufgaben aus dem Bewusstsein verschwinden lassen darf. Dann stehe ich immer unter Strom.

Jenseits dieser Möglichkeiten fallen dir bestimmt auch noch andere Maßnahmen ein, die dir persönlich schon geholfen haben. Ich würde mich freuen, davon zu hören, wie es um dein Stressniveau bestellt ist und was du so dagegen tust!

„Ich doch nicht. Ich bin ein selbstbewusster Typ und kann das schon. Wieso sollte ich davor Angst haben, diesen Zeitschriftenartikel zu schreiben? Da ist doch gar nichts gefährliches dran.“ So ähnlich könnte deine Reaktion ausfallen, wenn ich dir sage: Du schiebst deine Aufgaben auf, weil du Angst hast. Du entgegnest vielleicht: „Nein, Angst ist das nicht. Ich habe nur einfach keinen Bock auf die Aufgabe.“ Damit wir uns hier richtig verstehen, ein Wort dazu, was ich hier unter dem Gefühl Angst verstehe. Viele Menschen haben einen relativ hohe Schwelle, die ein Gefühl in seiner Intensität überschreiten muss, damit sie diese Empfindung als Gefühl bezeichnen. Erst, wenn sie stocksauer sind und ihnen nach Rumschreien zumute ist, würden sie ihren Zustand als „wütend“ beschreiben. Oder erst, wenn sie schwitzen, schnell atmen, ihr Herz laut pocht und ihre Gedanken die ganze Zeit eine Katastrophe heraufziehen sehen und sie an nichts anderes mehr denken können, würden sie diese Empfindung als Angst bezeichnen. Aber so ein leises Gefühl der Unlust, das aufkommt, in dem Moment, in dem man an eine wichtige Aufgabe denkt – das ist doch keine Emotion, oder doch? Ich würde sagen: Doch. Es ist sinnvoll, hier genau hinzusehen, denn das ermöglicht uns, viel aktiver damit umzugehen als bisher.

Also nehmen wir dieses Gefühl der Unlust vor einer Aufgabe mal auseinander. Zuerst ein Blick auf die Aufgabe selbst: Welche Eigenschaften der Aufgabe sorgen dafür, dass wir ihr gegenüber Unlust empfinden? Meistens sind es die wichtigen Aufgaben, die wir aufschieben. Gerade die Wichtigkeit scheint die Unlust, an eine Aufgabe herangehen zu wollen, zu vergrößern. Auf den ersten Blick paradox. Dann wäre da noch, dass Aufgaben unangenehm sind, wenn sie vage und unklar definiert sind. Wenn ich nicht genau weiß, wo ich anfangen soll, welche Handlungen ich zur Bewältigung benötige und worauf genau das ganze hinauslaufen soll, dann finde ich die Aufgabe auch eher unangenehm und mache lieber etwas anderes. Und dann gibt es da noch die Aufgaben, von denen ich zwar weiß, was genau ich zu tun habe, aber auch weiß, dass ich dabei keine Freude oder Interesse empfinden werde. Solche Aufgaben würde ich ebenfalls am liebsten vermeiden. Aber woher weiß ich eigentlich, dass eine Aufgabe unangenehm ist?

Vielleicht hast du selbst schon mal beobachtet, dass du total Lust auf etwas hattest, dir dann einen Plan gemacht hast, wie du das neue, tolle Projekt angehen möchtest und dann, in dem Moment, wo du dir vorgenommen hattest, was du zu tun hast, war die Aufgabe plötzlich unangenehm. Die Aufgabe hat hier eine aufschlussreiche Metamorphose durchgemacht: Zuerst total attraktiv, dann auf einmal unattraktiv. In Wirklichkeit hat sich die Aufgabe selbst natürlich nicht verändert. Die nötigen Handgriffe und Denkschritte sind die gleichen geblieben. Was sich verändert hat, ist deine Bewertung dieser Aufgabe. Deine Perspektive, aus der heraus du auf die Aufgabe blickst, hat sich verschoben. Und damit kommst du, bei Betrachtung von ein und derselben Aufgabe, zu unterschiedlichen Schlüssen. Wie du die Aufgabe findest, hängt davon ab, was du gerade willst und wie du diese Aufgabe angehst.

Damit haben wir den Schlüssel zum Verständnis, warum wir manche Aufgaben als unangenehm empfinden. In dem Moment, in dem wir eine Aufgabe wichtig finden, ist uns das Ergebnis, das wir bei dieser Aufgabe erzielen, nicht mehr egal. Wir wollen dann eine Leistung bestimmter Qualität erreichen. Und genau dieser Wille ist das Einfallstor für die Angst. Warum das? Wir neigen dazu, aus diesem Willen einen Anspruch zu machen. Wir finden es nicht nur gut, wenn wir eine gute Leistung erzielen, sondern wir sollen dann eine gute Leistung erzielen. Aus dem „Ich hätte gerne“ ist dann ein „ich muss unbedingt“ geworden. In dem Moment aber, in dem wir eine gute Leistung erbringen müssen, wird die Möglichkeit, dass wir einen Fehler machen könnten und die Leistung vielleicht nicht ganz so gut ausfällt, zum Problem. Dann dürfen wir keinen Fehler mehr machen. Wenn aber realistischerweise eben doch eine gewisse Chance besteht, nicht alles auf Anhieb perfekt hinzubekommen, dann entwickeln wir zwangsläufig Angst. Wie auch sonst? Etwas, was uns ganz wichtig ist („keine Fehler machen“), ist realistisch bedroht („es besteht durchaus eine gewisse Wahrscheinlichkeit, Fehler zu machen“). Das natürliche Gefühl unter diesen Bedingungen ist Angst. Und die mit Angst einhergehende Verhaltenstendenz ist Vermeidung. Wir vermeiden also diese Aufgabe, weil wir dort einen Fehler machen könnten, was aber auf keinen Fall passieren darf. Dieses Konglomerat von Bewertung, Gefühl und Verhaltenstendenz empfinden wir als Unlust. Denn meist ist das keine krachende Panik, die mit Pauken und Trompeten zur Flucht bläst, sondern ein leises Gefühl des „ach komm, ich habe da gerade keine Lust drauf, lassen wir das“. Mit der Folge, dass wir uns von der Aufgabe abwenden. Das ist keine Schwäche, denn uns bleibt ja gar nichts anderes übrig… zumindest so lange nicht, wie dieser Anspruch, keine Fehler machen zu dürfen, unverändert bestehen bleibt. Und genau hier setzt eine Übung an, mit deren Hilfe man die Angst in Situationen wie dieser reduzieren kann, indem man die Verbindlichkeit des Anspruchs lockert (siehe auch diesen Artikel). Diese Übung zum Loslassen ist Teil des Kurses und wird dort ausführlich erklärt und geübt.

Wir haben ja keine Ahnung. Das fällt im Alltag nicht so auf, aber bei schwierigen Entscheidungen spüren wir es wieder: Wir haben keine Ahnung, welche Handlungsalternative zu welchen Effekten führt. Wir haben insgesamt keine Ahnung, was zu was führt. Und trotzdem halten wir an dem Konzept fest, Ereignisse in gut und schlecht zu sortieren. Wir glauben, dass es gut wäre, die Beförderung oder die Stellenverlängerung zu bekommen oder die Dissertation abgegeben zu haben. Und wir glauben, dass es schlecht wäre, gekündigt zu werden, nicht zu wissen, wo in drei Monaten das Geld her kommen soll oder zum wiederholten Male unsere Dissertation überarbeiten zu müssen, obwohl wir glaubten, jetzt endlich mit unserer Dissertation fertig zu sein. Aber woher nehmen wir diese Gewissheit? Wer sagt, dass wir nicht eine viel bessere Stelle finden werden, wobei wir uns ohne den Anlass unseres Vertragsendes nie von selbst beworben hätten? Wer sagt, dass nicht, gerade weil wir noch etwas mehr Zeit mit der Dissertation verbringen, nochmals auf diese eine Konferenz fahren, dann dort jemanden kennenlernen, mit dem sich spannende Möglichkeiten der Zusammenarbeit auftun? Diese „Zufälle des Lebens“ kann niemand vorher sehen. Also warum sind wir dann immer so überzeugt davon, dass ein bestimmtes Ereignis gut oder schlecht für uns wäre?

Das liegt daran: Wir messen die Ereignisse nicht an der Realität der Folgen dieses Ereignisses (denn dann könnten wir ohnehin erst am Ende unseres Lebens entscheiden – freilich ohne dabei zu wissen, was die Alternative zu diesem Leben gewesen wäre). Wir messen die Ereignisse an unseren eigenen Plänen und Zielen: Wenn ich mir etwas Bestimmtes in den Kopf gesetzt habe, dann empfinde ich es als „gut“, wenn dieser Zustand dann endlich eintritt. Das bedeutet nicht, dass dieser Zustand dann tatsächlich, an sich, irgendwie besser wäre als der Zustand zuvor oder ein Zustand, den wir erreicht hätten, wenn wir einen anderen Pfad eingeschlagen hätten. Das bedeutet nur, dass wir das Erreichen von Zielen mögen. Völlig egal, welchen Effekt diese Zielerreichung wirklich hat – davon haben wir eigentlich keine Ahnung. Können gar keine Ahnung haben, da wir die Zukunft nicht vorhersehen können. Und obendrauf kommt noch dazu, dass wir schon beim Setzen des Ziels von so vielen gesellschaftlichen Rahmenbedingungen und situativen Bedingungen beeinflusst wurden, dass keiner weiß, ob das Ziel selbst überhaupt wirklich zu uns passt. Ob der Zielzustand an sich, ohne überhaupt noch weitere Folgen zu beachten, uns wirklich gut tut.

Was heißt das für unsere Lebenspraxis? Folge „deinem Weg“ und genieße die Aussicht währenddessen – ganz egal, ob du dich gerade an einem vermeintlich unattraktivem Ort aufhälst, an dem du gar nicht sein möchtest. Du weißt nicht, ob nicht gerade dieser Moment, in dem du das Gefühl hast, es ist alles schlecht, die Basis bildet für ein Schicksal, das du hinterher als total positiv einschätzen wirst. Mach dir klar, dass du dein Glück bisher an das Erreichen von Ereignissen oder Zuständen knüpfst – dabei hast du keine Ahnung, welche Ereignisse oder Zustände in der Realität welche Wirkungen auf dich haben werden und welche Verkettung von Ereignissen folgen wird. Es sind nur deine Ziele, die die Welt in „günstig“ und „ungünstig“ einteilen. Darum ist Glück kein Zustand, den man erreichen kann. Glück ist eine Art des Sehens.

„Du sollst andere Menschen nicht nach deinen Vorstellungen beurteilen.“ So oder so ähnlich haben das viele Leute schon gelesen, gehört oder sind sogar schon selbst zu dieser Erkenntnis gelangt. Diese Aussage basiert auf der Idee, dass ein anderer Mensch ein unendlich reichhaltiges, komplexes und vielschichtiges Wesen ist, das wir niemals ganz erfassen können. Wenn wir uns ein Bild von ihm machen, dann fangen wir an, diesen Menschen in eine Schublade zu packen: „Der Hans, der ist so und so.“ Wir glauben, ihn zu kennen und beschäftigen uns dann nicht mehr weiter mit ihm. Aber wie jeder weiß: Schubladendenken ist böse! Das haben wir schon gelernt. Steht ja auch schon in den 10 Geboten („Du sollst dir kein Bild…“). Das Konzept ist uns im Prinzip also klar – wie leicht oder schwer das im Einzelnen in der Praxis für uns umsetzbar ist, steht natürlich auf einem anderen Blatt. Wir sind ja nur Menschen. Soweit nichts neues. Aber hast du diesen Gedanken auch schon auf deine täglichen Aufgaben angewandt? Ist dir klar, dass hier das gleiche Prinzip gilt? Dass auch hier deine Vorstellungen, wie die Aufgabe ist oder aus deiner Sicht zu sein hat, deine Erfahrungen, die du mit dieser Aufgabe machen kannst, einschränken? Möglicherweise sogar so weit, dass du das Potenzial zur Freude, das in dieser Aufgabe liegt, gar nicht mehr sehen kannst?

Nehmen wir als Beispiel die Aufgabe, einen bestimmten wissenschaftlichen Artikel zu lesen. Möglicherweise hast du dir diesen sogar selbst ausgesucht, hast recherchiert und glaubst, dass es für die Arbeit, an der du gerade schreibst, notwendig ist, diesen Artikel zu lesen. Du glaubst, dass dieser Artikel langweilig und dröge sein wird. Dass sich das Lesen ewig in die Länge ziehen wird und du ihn nicht so schnell bearbeiten kannst, wie du gerne würdest. Was denkst du, welche Erfahrung du mit diesem Artikel nun tatsächlich machen wirst? Natürlich wird es eine gefühle Ewigkeit dauern, ihn zu lesen, es wird sich wie Kaugummi in die Länge ziehen und mühsam sein. Aber ist dir die dezente Ironie aufgefallen, die die Autoren in ihrem nüchtern-sachlichen Stil versteckt haben? Hast du den kleinen Seitenhieb auf die konkurrierende Hypothese anderer Kollegen bemerkt? Und wie stehst du selbst dazu? Hast du bemerkt, wie du selbst schon ein kleines bisschen besser geworden bist, die Inhalte solcher Artikel zu verstehen? Hat es dich mit Freude erfüllt, dass du einige Bereiche schon schnell lesen konntest, weil du da schon Vorwissen hattest, dich also schon ein Stück weit in diesem Gebiet auszukennen scheinst? Ist dir klar, welchen Baustein die Erkenntnisse aus diesem Artikel in dem Netzwerk deines Theorieverständnisses bilden? Nein, all diese Aspekte hast du in diesem Artikel nicht gesehen, weil du ihn durch den Filter deiner Vorstellungen gelesen hast. Du hast deine Schablone „dröger wissenschaftlicher Artikel“ angelegt und nichts von dem mitbekommen, was deine Leseerfahrung hätte bereichern können. Schade, oder?

Aber das ist nicht deine eigene Schuld! Ich halte es für relativ wahrscheinlich, dass ein Effizienzideal dich dazu verführt hat, mit dieser Schablone an den Artikel heranzugehen. Du willst schnell ans Ziel gelangen, und darum hast du den Artikel als Hindernis betrachtet, das zwischen dir und der Zielerreichung (z.B. Fertigstellung des Theorieteils deiner Arbeit) liegt. Aus dieser ergebnisorientierten Perspektive heraus ist natürlich jedes Wort ein Wort zu viel, der Artikel also zwangsläufig zu lang und du brauchst zwangsläufig mehr Zeit, als du am liebsten dafür benötigen würdest (nämlich gar keine). Abhilfe schafft hier die Orientierung auf den Prozess (ausführlicher siehe z.B. Link oder Link) hin. Wenn du dich der Tätigkeit des Lesens und Bearbeitens selbst hingibst, ohne damit möglichst schnell ans Ziel kommen zu wollen, dann bist du offen für all die Schätze, die in dieser Erfahrung liegen können. Vielleicht sogar manchmal auch echte Langeweile. Aber im Gegensatz zur Langeweile oben, die durch deine eigene Haltung entsteht, ist diese Langeweile dann informativ: Sie zeigt an, dass der Artikel möglicherweise wirklich für deine Arbeit irrelevant ist und du die Bearbeitung dieses Artikels zugunsten wichtigerer Quellen sofort einstellen kannst.

Viele von uns erleben sich selbst gerne als wirksam. Schon ganz kleine Kinder freuen sich daüber, wenn es ihnen gelingt, in ihrer Umwelt etwas bewirken zu können. Wenn sie z.B. die Rassel auf den Boden werfen, gibt das ein Geräusch. Das Kind innerlich: „Hurra, ich kann ein Geräusch machen!“ Und wirft die Rassel – zum Leidwesen mancher Eltern – begeistert immer wieder hinunter. Im Laufe der Kindheit entwickelt sich aus diesem ersten Bedürfnis nach Wirksamkeit ein Bedürfnis nach Kompetenz. Wir fühlen uns dann wirksam und kompetent, wenn es uns gelingt, mit unseren Handlungen Effekte erzielen. Es genügt uns dann allerdings nicht mehr, irgendeinen Effekt zu erzielen, sondern das Ergebnis muss dann einem Gütemaßstab gerecht zu werden. Wenn ich ein Regal aus dem Möbelmarkt zusammenbaue und es hinterher fertig da steht, dann erlebe ich in diesem Moment einen Erfolg und fühle mich kompetent.

Jetzt gibt es aber viele Tätigkeiten, da begeistert mich das Endergebnis weniger. Wenn ich einen Stapel Unterlagen kopiert habe, dann empfinde ich selten ein großes Erfolgserlebnis ob meiner Leistung. Die Tatsache allein, dass es mir gelungen ist, zu kopieren, ist dann nicht mehr ausreichend, um mich kompetent fühlen zu können. Das war vielleicht am Anfang meiner Studienzeit so, als ich zum ersten Mal in meinem Leben einen Kopierer bedient habe. Heute aber hat sich der Maßstab verschoben: Von der Frage, ob mir etwas überhaupt gelungen ist, oder der Frage, von welcher Qualität das Ergebnis ist, hat sich das Erfolgskriterium zu der Frage hin verschoben, wie schnell ich etwas erledigen konnte. Die Geschwindigkeit der Erledigung ist zum neuen Maßstab geworden. Und dieser Maßstab beginnt nun, ein Eigenleben zu führen.

Das Problem ist, dass wir, wenn Effizienz als Maßstab erstmal verankert ist, anfangen, jedwede Handlung an diesem Maßstab zu messen. Das geht dann so weit, dass ich auch den Weg zur Arbeit am Morgen unter Effizienzgesichtspunkten bewerte. Wo ich beim ersten Mal froh bin, wenn ich den Weg gefunden habe, dann bin ich später nur noch froh, wenn ich maximal schnell am Ziel angekommen bin, d.h. alle Ampeln, Abfahrtszeiten und anderen Verkehrsteilnehmer mir wohlgesonnen waren und ich in persönlicher Bestzeit an meiner Arbeitsstelle angelangt bin. Sobald aber die rote Welle zuschlägt, ein Stau meine Weiterfahrt behindert oder ein Zug etwas Verspätung hat, bin ich unzufrieden. Nicht, weil ich an diesem Tag wegen der 5 Minuten Verzögerung irgendwie weniger Erfolg haben werde. Sondern allein, weil die Anfahrt zu meinem Arbeitsplatz dann meinem Maßstab an Effizienz nicht gerecht wird. Und das ist wichtig, denn, wenn ich nicht effizient bin, erlebe ich mich als inkompetent! Ich fühle mich inkompetent, obwohl zum einen die Dauer der Anfahrt in keinem Zusammenhang zu meiner tatsächlichen Wirksamkeit an diesem Tag steht und zum anderen ich für die Verzögerung zu allem Überfluss ja auch gar nichts kann! Also auch nie eine Chance hatte, „wirksamer“ zu sein. Also ist Effizienz hier ein höchst unfairer Maßstab für mein Bedürfnis nach Kompetenz!

Im obigen Beispiel sabotieren wir durch den Anspruch, effizient zum Arbeitsplatz zu kommen, unsere Zufriedenheit, haben aber abgesehen davon vielleicht noch keinen großen Schaden. Leider noch folgenreicher ist es, wenn wir den Effizienzmaßstab auf weitere Tätigkeiten übertragen: Dann sind es nicht nur die „langweiligen“ Routinetätigkeiten, die wir an diesem Maßstab messen, sondern auch Tätigkeiten, die wir noch nie zuvor gemacht haben. Stellen wir uns vor, dass wir im Rahmen unserer Dissertation einen Zeitschriftenartikel lesen wollen, weil wir ihn als wichtig für unsere weitere Arbeit erachten. Viele neigen nun dazu, auch auf das Lesen dieses Artikels den Effizienzmaßstab zu übertragen. Wir wollen den Artikel dann nicht nur lesen, verstehen und die Inhalte für uns verwenden, sondern das soll alles auch noch möglichst schnell gehen. Aber wie lange eigentlich genau? Ist 1 Stunde angemessen? Oder 2 Tage? Woher sollen wir das wissen, wir kennen den Artikel ja noch gar nicht! Und das ist das Problem: Brauchen wir für den Artikel länger als für einen maximal einfachen Text, den wir einfach nur durchlesen, ohne dass es auf Verstehen und Behalten ankäme, so beschleicht uns mit jeder weiteren Minute das Gefühl, nicht schnell genug zu sein. Wir fühlen uns dann zu langsam, zu unintelligent – inkompetent. Das Fiese ist, dass dieser Maßstab völlig losgelöst von der tatsächlichen Angemessenheit des Zeitbedarfs seine negative Wirkung entfaltet! Ob wir diesem Artikel, weil es vielleicht die zentrale Quelle der Arbeit ist, angemessenerweise vielleicht eine ganze Woche widmen sollten, taucht da in der Effizienzbewertung überhaupt nicht auf! Und so sind wir in einer Zwickmühle gefangen: Lesen wir den Artikel super schnell, um unserem Effizienzanspruch gerecht zu werden, so verstehen wir nichts und fühlen uns deswegen inkompetent. Nehmen wir uns die Zeit für das Durcharbeiten der Quelle, die wir dafür benötigen, um sie richtig zu verstehen, dann fühlen wir uns inkompetent, weil wir „nicht schnell genug“ sind. Danke, Effizienzanspruch! Dank dir ist es mir unmöglich, mit meiner eigenen Arbeit zufrieden zu sein!

Was tun? Wenn der Anspruch, bei jeder oder wenigstens bei dieser Aufgabe effizient sein zu müssen, nicht mehr so verbindlich wäre, dann könnten wir uns kompetenter fühlen. Aber wie wird man diesen Anspruch los? Dafür gibt es die Übung zum Loslassen, die in dieser Kurslektion genau erklärt wird. Ich möchte an dieser Stelle einmal vorführen, wie die Übung für das Effizienzideal aussehen könnte.

Übung zum Loslassen Des AnspruchS an Effizienz

Wir starten mit der Beschreibung der Aufgabe: Nehmen wir an, vor uns liegt tatsächlich die Aufgabe, einen bestimmten wissenschaftlichen Artikel zu lesen. Diese Aufgabe scheint uns langwierig und mühsam.

Als nächster Schritt widmen wir uns den Gefühlen, die beim Gedanken an den Arbeitsbeginn an dieser Aufgabe hochkommen: Denken wir daran, jetzt mit dem Artikel anzufangen, dann steigt Unbehagen in uns auf. Welcher Art ist dieses Unbehagen? Bei genauerer Betrachtung handelt es sich um verschiedene Ängste. Da wären einmal die Angst, in dem Artikel auf etwas zu stoßen, das wir nicht verstehen. Würde das passieren, dann würden wir uns schämen ob unserer „Unfähigkeit“. Und Scham ist ein sehr unangenehmes Gefühl, weswegen wir das lieber vermeiden möchten. Das Gefühl, das mit einer Vermeidungstendenz verbunden ist, ist eben Angst. In diesem Fall die Angst davor, uns in Zukunft vielleicht schämen zu müssen. Nehmen wir aber nun mal an, dass wir schon einen Haufen Artikel gelesen haben und jetzt gerade nicht glauben, dass in diesem Artikel etwas besonders Unverständliches auftauchen wird. Dann ist diese Angst wahrscheinlich nicht der Hauptgrund für unser Unbehagen. Vermutlich ist es dann eher die Angst, dass das Durcharbeiten des Artikels langwierig, zäh und zeitraubend sein wird. Ein außenstehender Beobachter könnte jetzt fragen: Na und? Wo ist das Problem? Warum darf das nicht einfach langwierig sein? Und genau hier kommt unser Effizienzanspruch ins Spiel.

Das ist der dritte Schritt der Übung: Welcher Anspruch steckt hinter der Angst? Warum ist es nicht in Ordnung, wenn das eintritt, was wir befürchten? In unserem Fall hier ist es ein Effizienzideal, das als Maßstab fungiert. Weil wir den Anspruch an uns selbst anlegen, effizient, zügig und geschmeidig mit allen Aufgaben fertig zu werden, ist es eben nicht ok, wenn ein Artikel relativ lange Zeit benötigt, um vollständig bearbeitet zu werden. Unser Effizienzanspruch sagt uns, dsas wir schneller fertig werden müssen. Aber wozu haben wir diesen Anspruch eigentlich?

Der vierte Schritt: Welches Bedürfnis steht hinter dem Anspruch? Wofür war der Anspruch mal nützlich? Gewöhnlich ist es so, dass wir in der Kindheit die Erfahrung machen, dass wichtige Bedürfnisse nicht immer befriedigt werden. Darum suchen wir als Kinder nach Möglichkeiten, wie diese Bedürfnisse doch noch, wenigstens ein Stück weit, befriedigt werden könnten. Haben wir eine solche Möglichkeit entdeckt, versuchen wir, die entsprechende Verhaltensweise öfter auszuführen. Mit der Zeit nimmt diese Lernerfahrung dann die Form einer festen Regel an. Beispiel: „Du darfst keine Fehler machen!“ oder „Verhalte dich so, dass dich immer alle mögen!“ sind zwei Regeln, die dazu dienen, sicherzustellen, dass unser Bedürfnis nach Anerkennung befriedigt wird. Um die Befriedigung des Bedürfnisses nach Kompetenz zu garantieren, entwickeln viele von uns das Ideal, Aufgaben immer schön schnell und effizient zu erledigen. Dadurch kann man auch bei anderweitig unbefriedigenden Aufgaben ein Kompetenzerlebnis generieren.

Der fünfte und entscheidende Schritt: Jetzt haben wir alles zusammen, um den Hebel ansetzen zu können, der uns die Angst und damit das Unbehagen vor einer Aufgabe nehmen kann. Dazu gehen wir nochmals die Kaskade aus Bedürfnis, Anspruch und Gefühl rückwärts durch: Jeder Mensch, so auch ich, hat ein Bedürfnis nach Kompetenz. Es hat sich früher als sinnvoll erwiesen, die Befriedigung dieses Bedürfnisses zu sichern, indem ich mir den Anspruch auferlege, Aufgaben immer effizient erledigen zu müssen. So ein Anspruch macht aber nun, bei einer unbekannten Aufgabe, notwendigerweise, ganz zwangsläufig Angst, ihm nicht gerecht werden zu können. Ich kenne die Aufgabe noch nicht – woher soll ich also wissen, ob ich in der Lage sein werde, diese Aufgabe effizient erledigen zu können? Und genau wegen dieser Unsicherheit muss ich einfach Angst bekommen. Es besteht also ein logischer und zwangsläufiger Zusammenhang zwischen meinem natürlichen Bedürfnis nach Kompetenz und der Angst und Vermeidungstendenz, die ich jetzt gegenüber dieser neuen Aufgabe habe! Und was haben wir davon, dass der Anspruch an Effizienz hier Angst macht? Wir vermeiden die Aufgabe. Und das führt dazu, dass wir uns mit dieser Aufgabe eben kein Kompetenzerlebnis verschaffen können! Das bedeutet: Der Anspruch an Effizienz konterkarriert seine ursprüngliche Aufgabe! Er war ursprünglich dazu da, uns mit einem konstanten Fluss von Erfolgserlebnissen zu versorgen, so dass unser Bedürfnis nach Kompetenz möglichst ununterbrochen gefüttert wird. Und was passiert hier? Das Gegenteil! Der Anspruch an Effizienz sorgt dafür, dass wir gerade kein Erfolgserlebnis haben werden! Stattdessen müssen wir Angst davor bekommen, dem Anspruch nicht gerecht zu werden, und darum die Aufgabe vermeiden. Das Effizienzideal schießt sich selbst ins Knie und wirft dem Bedürfnis nach Kompetenz Steine in den Weg.

Der sechste Schritt: Mit dieser Erkenntnis können wir uns nun zurücklehnen und sagen, dass wir das Effizienzideal an dieser Stelle, bei dieser Aufgabe nicht benötigen. Wir haben eben logisch bewiesen, dass es sich hier ins Gegenteil verkehrt, weswegen wir es jetzt losloassen, um uns selbst etwas Gutes zu tun. Wir werden uns besser fühlen, weniger Angst haben und zufriedener sein, wenn wir der Erkenntis, dass Effizienz hier ein schädlicher Anspruch ist, folgen und diesen Anspruch für – bei dieser Aufgabe – ungültig erklären.

Der siebte Schritt: Jetzt können wir uns wieder der Aufgabe zuwenden und anerkennen, dass sie uns unbekannt ist, wir nicht wissen, wie lange die Bearbeitung dauern wird und ob wir auf Hindernisse stoßen werden. Wir fangen trotzdem mit der Aufgabenbearbeitung an, weil es ok ist, wenn es länger dauern wird. Wir nehmen die Welt so, wie sie ist, und widmen uns der Aufgabe mit all ihren individuellen Eigenheiten.

Anmerkungen zur Umsetzung

Diese Ausführungen bedeuten nicht, dass Effizienz anzustreben immer ungünstig oder falsch ist. Der Witz ist, zu verstehen, wie der Anspruch an Effizienz bei bestimmten Aufgaben schädliche Wirkung entfaltet. Geht man die zuvor beschriebenen Schritte jedes Mal durch, wenn man vor einer Aufgabe steht, die man unangenehm findet und deswegen aufschiebt, dann wird sich mit der Zeit der Anspruch reduzieren. Das Effizienzideal wird seine Gültigkeit und Verbindlichkeit an dieser Stelle verlieren. Das geht bei den meisten Leuten natürlich nicht über Nacht. Man muss sich eher vorstellen, dass dieses Effizienzideal ein großer Steinklotz ist, der dir den Weg zu zufriedenstellender Aufgabenbearbeitung versperrt. Und jedes Mal, wenn du diese Übung hier machst, dann nimmst du ein Schleifpapier und reibst eine kleine Schicht von diesem Stein ab. Der Effekt ist bei der einzelnen Durchführung vielleicht nicht riesengroß, aber langfristig ist der Steinklotz verschwunden. Für die einzelne Durchführung reicht es völlig aus, wenn du hinterher ein klein bisschen weniger stark die Aufgabe vermeiden willst. Wenn es dir ein kleines bisschen leichter fällt, an die Aufgabe ran zu gehen, dann hat die Übung funktioniert. Also keine Wunder erwarten, auf die Stetigkeit kommt es an. Was aber nicht bedeutet, dass bei vielen Teilnehmern nicht schon nach dem ersten Mal eine gewaltige Last abfällt!

Also: Probiere das für dich und deine Aufgabe aus und kommentiere hier, welche Erfahrungen du damit gemacht hast!

Der übliche Weg: Man hat eine Liste, auf der einfach alle Arten von Erinnerungen drauf stehen, was man alles noch tun möchte. Wenn es gut läuft. Wenn es schlecht läuft, dann hat man eine unbestimmte Anzahl von Zetteln, die irgendwo herumfliegen, dazu noch ein paar Post-its, die irgendwo kleben und Erinnerungen im Handy… Aber gehen wir von dem vergleichsweise günstigen Fall aus, man hat bereits ein funktionierendes System, Erinnerungen an zu erledigende Aufgaben festzuhalten.

Das Problem hierbei ist nun, dass diese Listen für viele to-Do-Listen-Verwender die Tendenz haben, immer länger und nicht kürzer zu werden. Es kommen neue Aufgaben hinzu, aber die alten gehen nicht weg. Das ist frustrierend. Eine Ursache kann klassische Prokrastination sein – heißt, wir schieben Aufgaben auf, auf die wir keine Lust haben, obwohl wir sie uns vorgenommen hatten, und machen stattdessen etwas anderes. Um die Ursache für diese Tendenz anzugehen, gibt es den Kurs hier. Aber in vielen Fällen ist es gar nicht unbedingt die eigene Hemmung, eine Aufgabe anzugehen, sondern die Art, wie die to-Do-Liste selbst geführt wird, ist für den Frust verantwortlich. Wie das?

Typische Fehler im Umgang mit to-Do-Listen

• Zielzustände statt Handlungen
• ganze Projekte statt jeweils nächster Schritt
• Listen mit Aufgaben, die in dem Moment, in dem man drauf sieht, gar nicht erledigt werden können
• to-Do-Liste als Disziplinierungstool

Zielzustände statt Handlungen

Wir schreiben gerne einzelne Schlagworte auf die to-Do-Liste: „Küche“ oder „Dissertation“ oder „zufrieden sein“. Solche Einträge motivieren nicht sonderlich dazu, diese Aufgaben anzugehen, da sie nicht ausführbar sind. Die Aufgabe „Küche“ beinhaltet nicht, was eigentlich zu tun ist. Schreibe ich stattdessen „das Geschirr in die Spülmaschine räumen“, dann ist wesentlich klarer, was ich eigentlich tun soll. Ich brauche diese Aussage nur zu lesen und kann sie direkt umsetzen. Die kritische Leserin mag nun einwenden, dass man bei „Küche“ ja schon sehr genau wüsste, welche Handlung sich dahinter verbergen, und sich deswegen nicht die Mühe zu machen brauche, das nochmals extra festzuhalten. Das stimmt in diesem Fall natürlich – aber es macht trotzdem einen Unterschied! Denn unser Gehirn muss eben doch den Eintrag auf der to-Do-Liste erst in eine Handlung umformulieren. Das ist eben ein Gedankenschritt zusätzlich. Und genau dieser kleine Zusatzaufwand kann das Quäntchen zu viel sein, das dann die Erledigung dieser Aufgabe verhindert. Darum vergrößert es die Ausführungswahrscheinlichkeit von Eintragungen auf der to-Do-Liste deutlich, wenn sie als Handlung formuliert werden. Ein guter Indikator dafür ist, ob da auch ein Verb enthalten ist. Beispiele: „Räume die Küche auf!“ funktioniert ein Stück wahrscheinlicher als „Küche“. „Recherchiere nach Literatur und fasse diese zusammen“ funktioniert wahrscheinlicher als „Literaturarbeit“.

Projekte statt nächster Schritt

In obigem Beispiel „Küche aufräumen“ war auch schon ein weiterer typischer Fehler enthalten. Denn was heißt das eigentlich: Wann ist die Küche denn aufgeräumt? Welche einzelnen Handlungen sind denn dazu konkret erforderlich? Gespültes Geschirr aus der Spülmaschine herausräumen und dreckiges Geschirr wieder hineinräumen? Oder auch das Wischen des Küchenbodens? Oder müssen nur die Tischflächen abgewischt werden? Hinter der unscheinbaren Aufgabe „Küche aufräumen“ verbirgt sich also womöglich ein ganzes Projekt. Das ist auch eine der Kernideen des to-Do-Listen-Managementsystems von David Allen, Getting Things Done (GTD). Alles, was nicht mit einem einzigen Arbeitsschritt erledigt werden kann, ist kein to-Do, sondern ein Projekt. Eine passable Richtschnur zur Unterscheidung von Einzelhandlungen und Projekten ist die Frage: Kann diese Aufgabe innerhalb von 20 Min erledigt werden? Falls nein, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um ein Projekt, das aus mehr als einem Einzelschritt besteht, sehr hoch. Aber auch schon kürzere Aufgaben können ein Projekt sein. Beispiel: Es ist Frühling, und so langsam wird definitiv kein Schnee mehr kommen, ich sollte also die Winterrreifen gegen Sommerreifen ersetzen. Das macht die Werkstatt. Ein to-Do auf meiner Liste könnte also sein: „Termin zum Reifenwechsel ausmachen“. Es ist gut möglich, dass diese Aufgabe länger liegen bleibt, da es sich in Wirklichkeit um ein kleines Projekt handelt, wozu aber der nächste Einzelschritt nicht festgehalten wurde. Denn ich muss vermutlich zuerst die Telefonnummer der Werkstatt raussuchen, dann meinen Terminkalender holen, überlegen, wann es mir zeitlich passen würde, und erst dann kann ich die Werkstatt tatsächlich anrufen, um den Termin auch zu vereinbaren. Um die Ausführungswahrscheinlichkeit zu erhöhen, muss ich also zu jedem Projekt auch formulieren, was der nächste Handlungsschritt ist. In diesem Fall sollte auf meiner Liste stehen: „Telefonnummer der Werkstatt raussuchen“.

Listen mit Aufgaben, die gar nicht erledigt werden können

Sehen wir uns das Beispiel mit dem Werkstatttermin nochmals aus einer anderen Perspektive an. Stellen wir uns vor, ich habe tatsächlich schon die Telefonnummer herausgesucht und Zeitfenster definiert, wann mir ein Termin in den Kram passen würde. Und jetzt kann ich anrufen, oder nicht? Nein, denn es ist schon nach 18 Uhr, und da ist in der Werkstatt niemand mehr da… Ich habe also alles richtig gemacht, und trotzdem scheitert die Erledigung meiner Aufgabe. Ich bin motiviert, eine Aufgabe von meiner Liste zu erledigen, schaue also auf meine to-Do-Liste, nehme die erstbeste Aufgabe und kann sie doch nicht abschließen. Das zermürbt mich auf zweierlei Art: Zum einen muss ich bei jeder Aufgabe, die auf der Liste steht, vor der Ausführung weitere Überlegungen („kann ich das jetzt gerade überhaupt tun?“) tätigen und das bremst mich erstens und bietet zweitens eine Gelegenheit, die Motivation, etwas von der Liste zu erledigen, wieder zu verlieren („Och nö, das geht ja alles gar nicht, dann mache ich eben was ganz anderes…“). Zum anderen verliere ich dadurch auch das Vertrauen in diese to-Do-Liste als nützliches Werkzeug für mein Aufgabenmanagement. Ich werde dadurch weniger motiviert sein, überhaupt alle Aufgaben dort einzutragen, was das Vertrauen und die tatsächliche Nützlichkeit noch weiter reduzieren wird. Ich brauche also eine Lösung, die diesem Effekt vorbeugt. Und diese Lösung sind im „Getting Things Done“-System kontextspezifische Listen. Der Trick ist, für verschiedene Kontexte separate to-Do-Listen zu führen. Ich selbst habe z.B. eine Liste „@Computer“, auf der alle Aufgaben notiert werden, die ich erledigen kann, wenn ich am Computer sitze. Und eine Liste @Zuhause, auf der ich notiere, was ich in meiner Wohnung tun kann. Und eine @Besorgungsgang, was einer Art erweiterten Einkaufsliste entspricht, @Büro (selbsterklärend) und @Anrufe zu Geschäftszeiten, um oben beschriebenes Problem zu lösen. Abgesehen von diesen individuellen, auf meine Situation zugeschnittenen Listen gibt es im GTD-System standardmäßig noch spezielle, generische Listen:

• eine Projektliste, in der ich alle Projekte sammle (und dann zu jedem Projekt auf einer der anderen Liste auch einen nächsten Handlungsschritt notiere),
• eine „Inbox“, in der ich im Tagesverlauf erstmal alle spontan hinzukommmenden Aufträge, Sachen etc. sammle, bei denen ich nicht auf Anhieb entschieden habe, ob sich da nicht ein Projekt dahinter verbirgt, oder ich die nächste Handlung noch nicht definiert habe,
• eine „Warten auf“-Liste, in der ich notiere, wenn ich auf die Erledigung eines Handlungsschrittes durch jemanden anderen warte (dient dazu, dass ich regelmäßig nachhaken kann, falls erforderlich, also auch Aufgaben, die ich delegiert habe, nicht aus den Augen verliere), und
• eine „Irgendwann / vielleicht“-Liste, in die alle Aufgaben verschoben werden, die länger auf einer der Kontextlisten stehen, aber nicht erledigt werden und auch nicht unbedingt erledigt werden müssen. Diese Liste geht man dann von Zeit zur Zeit durch und kontrolliert, ob man einen Eintrag davon vielleicht doch wieder auf eine der Kontextlisten setzen möchte.

to-Do-Liste als Disziplinierungstool

Die vorangegangenen Aspekte beziehen sich alle auf die Art, wie man eine to-Do-Liste so führt, dass sie ihren Zweck möglichst gut erfüllen kann. Aber was genau ist eigentlich der Zweck einer to-Do-Liste? Wenn man genau hin sieht, dann stellt man fest, dass sie bei den meisten Leuten eine Doppelfunktion hat. Einerseits dient sie einfach als Gedächtnisstütze: Damit ich nicht alles immer im Kopf behalten muss, schreibe ich es auf. Und dann kann ich, wenn ich gerade Zeit zur Aufgabenerledigung habe, auf die zum jeweiligen Kontext passende Liste sehen und die Aufgabe auswählen, die ich gerade bearbeiten möchte. In dieser Funktion ist ein funktionierendes to-Do-Listen-System für die meisten Leute unverzichtbar. Es entlastet und sorgt dafür, dass man nichts vergisst.

Ein Teil der Menschen, die to-Do-Listen führen, benutzt diese Listen aber noch in einer weiteren Funktion: Sie motivieren sich über die Liste. Dann kommt zur Unterstützungsfunktion des Gedächtnisses noch ein Imperativ hinzu. Jeder Eintrag trägt dann auch noch den unausgesprochenen Befehl mit sich „Erledige mich jetzt sofort!“. Dahinter steht das Ideal einer leeren to-Do-Liste. Die betreffende Person möchte, dass alle Aufgaben erledigt sind. Sie strebt kontinuierlich danach, alle Aufgaben von der Liste abzuhaken, bis nichts mehr drauf steht. Diese Haltung, mit to-Do-Listen umzugehen, birgt allerdings Probleme. Am besten erzähle ich dazu eine Geschichte aus meinem eigenen Leben. Während meines Studiums hat diese Art, meine Aufgaben zu managen, noch halbwegs funktioniert. Manche Dinge standen zwar länger darauf, aber irgendwann waren auch sie abgehakt. Regelmäßig endete mit der letzten Klausur und dem Beginn der Semesterferien auch die Zeit voller Verpflichtungen. Spätestens dann war das meiste abgeschlossen und die to-Do-Liste ruhte mehr oder weniger bis zum nächsten Semester. Doch mit dem Ende des Studiums und dem Beginn von Promotion und Tätigkeit als Angestellter änderte sich das plötzlich. Ich musste schmerzhaft feststellen, dass meine to-Do-Liste nie wieder leer wurde. Ein konstanter Fluss von Aufgaben sorgte dafür, dass ständig neue Aufgaben nachkamen, auch wenn ich mich noch so sehr bemüht hatte, mit meiner Liste fertig zu werden. Ich befand mich in einem perfekten Hamsterrad: Ich renne und renne bei dem verzweifelten Versuch, am Ende der Liste anzugelangen, aber komme doch nicht vom Fleck. Für jede Aufgabe, die ich als erledigt abstreiche, kommen zwei neue nach… Ich war frustriert.

Mein prozessorientierter Umgang mit to-Do-Listen

Irgendwann dämmerte mir dann, dass der Mangel an „Erfolg“ bei der Aufgabenerledigung nicht meine Schuld war, weil ich etwa zu undiszipliniert oder zu langsam oder zu ineffizient arbeiten würde, sondern natürlicher Bestandteil meiner neuen Lebensphase. Ich hatte keine Chance, eine leere to-Do-Liste zu erreichen. Das Ideal einer vollständig abgearbeiteten Liste war die Karotte, die vor mir baumelte, die ich aber doch nie erreichen konnte. Und damit war eine dauerhafte Unzufriedenheit mit mir selbst programmiert. Darum habe ich es aufgegeben, mich über die to-Do-Liste motivieren bzw. disziplinieren zu wollen. Stattdessen verwende ich sie nun nur noch in der ersten Funktion als Gedächtnisstütze, aber nicht mehr mit dem Ziel, alle Aufgaben darauf „wegkriegen“ zu wollen. Die wichtigen, langfristigen Aufgaben bzw. Projekte delegiere ich stattdessen an Gewohnheiten. Für meine Promotion z.B. notiere ich nur noch die Sachen, die ich andernfalls vergessen würde – ich notiere aber nicht mehr, was ich als nächstes tun werde, wenn mir das ohnehin klar ist (z.B. an der Textstelle weiterarbeiten, an der ich ohnehin schon seit Wochen arbeite). Meine to-Do-Listen sind für mich jetzt ein Pool von Möglichkeiten, wo ich mir eine herauspicke, wenn ich mit meinen wichtigen, längerfristigen Aufgaben durch bin, und mich frage, was ich jetzt tun könnte. Dann werfe ich einen Blick in die passende Kontextliste und suche mir was aus. Für alle, die mit den Begriffen Ergebnisorientierung und Prozessorientierung schon vertraut sind: Was ich hier getan habe, ist, die Ergebnisorientierung in Hinblick auf to-Do-Listen aufzugeben. Mir ist es jetzt nicht mehr wichtig, ob da noch Aufgaben auf der Liste stehen und ob diese Aufgaben da möglichst schnell verschwinden. Stattdessen konzentriere ich mich darauf, meine Zeit mit den wichtigen Aufgaben zu verbringen und dabei möglichst zufrieden vor mich hin zu werkeln. Mit dieser prozessorientierten Haltung gelingt mir deutlich mehr als früher bei deutlich gesteigerter Lebenszufriedenheit.

Ist das bei dir vielleicht genauso?

Nicht per se. Keine Aufgabe ist leicht oder schwer. Wir finden sie nur leicht oder schwer. Der Schwierigkeitsgrad einer Aufgabe ist nur eine Frage der Bewertung, er existiert nicht unabhängig von dem Menschen, der sie bewertet. Ohne Maßstab keine Schwierigkeit.

Beispiel: Eine Flasche Milch zu öffnen, ist eine leichte Aufgabe. Wirklich? Gib die Flasche mal einem einjährigen Kind… oder einer Person mit schlimmem Rheuma in den Fingergelenken… Die Flasche zu öffnen, ist leicht für all diejenigen, die die körperlichen und koordinativen Fähigkeiten dafür schon mitbringen. Und schwer für alle anderen.

Anderes Beispiel: Eine Dissertation zu schreiben, ist eine schwere Aufgabe. Wirklich? Für wen? Für denjenigen, der noch nie eine Dissertation geschrieben hat – vielleicht. Aber denk mal zurück: Wie schwer würde es dir heute fallen, wenn du deine erste Hausaufgabe/Hausarbeit/Seminararbeit/Abschlussarbeit etc. nochmals machen würdest? Leichter als damals, beim ersten Versuch? Also, wie schwer wäre deine Dissertation wohl für dich, wenn du sie, nachdem du Professor*in geworden bist, in 20 Jahren nochmals schreiben würdest – nach hundert anderen wissenschaftlichen Artikeln und fünf Monographien, die du in der Zwischenzeit geschrieben hast? Der Schwierigkeitsgrad, den du aktuell empfindest, existiert nur in deinem Kopf. Das wusste schon Seneca:

„Nicht weil es schwer ist, wagen wir es nicht,
sondern weil wir es nicht wagen, ist es schwer.“

Also, wenn du das nächste Mal vor einer Aufgabe sitzt und Angst hast, dass du ihr nicht gewachsen bist: Das ist normal! Und es ist nicht real. Ob du der Aufgabe gewachsen bist oder nicht, bevor du damit beginnst – so what? Es ist normal, etwas nicht zu können, das man gerade zum ersten Mal macht. Deswegen ist die Aufgabe weder schwer noch leicht. Du weißt vielleicht nicht, wo der Weg lang führt und wie genau man die einzelnen Schritte ausführt. Das ist normal! Du wüsstest es, wenn du den Weg schon zig Mal begangen wärest. So wie dein täglicher Weg zur Arbeit/Uni… da überlegst du auch nicht mehr, wo du wie lang laufen musst. Und bei deiner Dissertation ist es genauso: Wenn du einen Schritt bereits hundert Mal ausgeführt hast, dann scheint dir dieser Schritt leicht – obwohl er noch genauso schwer oder leicht ist wie beim ersten Mal. An der Aufgabe hat ich nichts geändert – aber an deinen Routinen, deinen Fähigkeiten und darum deiner Einschätzung dieser Aufgabe. Wenn du also mal wieder vor einer Aufgabe stehst, die dir schwer scheint: Der empfundene Schwierigkeitsgrad ist nicht real! Eines Tages wirst du in jedem Fall diese Aufgabe mit Leichtigkeit meistern können – egal, wo du heute stehst. Fang an, irgendwo eine Bresche in den Dschungel zu schlagen. Ganz egal wo. Und wenn du nicht da rauskommst, wo du hin wolltest, dann gehst du nochmal zurück und fängst von vorne an. Und dann nochmal. Und nochmal. Und irgendwann ist es so leicht für dich, dass du gar nicht mehr über die „Schwierigkeit“ der Aufgabe nachdenkst…