Heute möchte ich auf ein Buch hinweisen, das mit den Themen, die wir hier auf zenyourlife diskutieren, eng verwandt ist. Leif Frenzel, der Autor des Buches, hilft seinen Leser*innen dabei, sich nicht von einzelnen Aktionen eines Gesprächspartners davontragen zu lassen, sondern auch im Gespräch dem eigenen Weg folgen zu können. Wo wir hier auf zenyourlife meist über den Prozessfokus bei unserer individuellen Arbeit sprechen, der uns indirekt dabei hilft, unsere Ziele zu erreichen, thematisiert Leif Frenzel, wie man im Gespräch bei sich selbst bleiben kann, um auf diese Weise den eigenen Gesprächszielen näher kommen zu können. Das heißt: Bei beiden Aktivitäten, unserer Arbeit und unseren Gesprächen, hilft uns die Weisheit des Zen.

 

Gastbeitrag von Yvonne Förster

Conversation Zen – Die Kunst des Gesprächs

Gesprächsführung im Beruf oder zu Hause ist nicht immer leicht. Selbst wenn man eine ganz klare Idee hat, was zu Sprache kommen soll, versanden Gespräche gern im Nichts, führen zu Konfrontationen oder lassen ein ungutes Gefühl misslungener Kommunikation zurück. Das ist auch der Grund, warum wir schwierige Themen gerne vermeiden oder heikle Gespräche aufschieben. Selten lösen sich damit Probleme in Luft auf. Im Gegenteil, es wird schwieriger.

Was kann man tun, um wichtige Gespräche erfolgreich zu führen? Die gute Nachricht ist: Man braucht keine abendfüllenden Rhetorikkurse zu besuchen, um einen souveränen Umgang mit wechselnden Gesprächssituationen zu erlernen. Es gibt einige wenige Punkte, derer man sich bewusst sein sollte und Strategien, die man schnell erlernen kann, um für wichtige Gespräche gewappnet zu sein.

Warum Zen?

Um komplexe Gesprächssituationen zu meistern, kann man sich einiges aus der uralten Tradition des Zen abschauen – ohne dass man gleich bei einem alten Meister studieren muss. Stellen Sie sich vor, Sie möchten im nächsten Meeting endlich ein schon lange geplantes Projekt vorschlagen. Sie wissen, dass einige Kollegen Vorbehalte haben könnten und andere Ihnen vielleicht die Show stehlen wollen. Sie müssen also mit Einwänden, Ablenkungsversuchen und Überbietungsrhetorik rechnen. Der ältere Kollege wird wohl zu bedenken geben, das hätte man vor Jahren schon versucht und es habe nichts gebracht. Ein anderer mag sagen, dass er einen viel besseren Plan habe und noch viel besser Kontakte. Gerade als Frau darf man sich auf noch mehr Gegenwind von den Alphatieren der Firma einstellen. Da kann ein wenig alte Kampfkunst in Worte übersetzt nicht schaden.

Die Taktik

Zen bedeutet Konzentration auf das Wesentliche. Dafür muss man aber wissen, was das Wesentliche bei einem Gespräch ist. Was möchte ich erreichen? Was müssen meine Gesprächspartner verstehen? Welche Information muss klar und deutlich beim Empfänger ankommen? Das ist etwas, was man sich vor jedem Gespräch selbst klarmachen muss. Nur wer sich über das Ziel des Gesprächs im Klaren ist, kann erfolgreich kommunizieren.

Mit diesem Wissen geht man ins Gespräch. Eine solche Klarheit über das Ziel des Gesprächs führt zu größerer Selbstsicherheit und mehr Kraft, diesen Schritt in Angriff zu nehmen. Solange man selbst nicht so recht weiß, was man erreichen will, wird man wichtige oder unangenehme Gespräche auf die lange Bank schieben und sich viel mehr als nötig Gedanken und Sorgen über deren Ausgang machen.

Schritt 1:

Machen Sie sich das Ziel des Gesprächs klar. Formulieren Sie es in einem, maximal zwei Sätzen. Es sollte Ihnen deutlich vor Augen stehen. Behalten Sie es während des Gesprächs fest im Blick.

Zen bedeutet auch, in der Situation voll und ganz präsent zu sein. Dazu gehört den Raum wahr- und in Besitz zu nehmen.

Schritt 2:

Suchen Sie sich eine gute Position im Raum und in der Gruppe, aus der heraus Sie gut agieren können, alle im Blick haben und sich gut fühlen. Behalten Sie den Raum im Blick um auf Störungen schnell und bewusst reagieren zu können.

Wenn Sie ihr Ziel im Auge und die Situation soweit möglich unter Kontrolle haben, dann gilt es im eigentlichen Gespräch ihr Anliegen nicht aus dem Auge zu verlieren. Das braucht Konzentration und die Fähigkeit, Ablenkungen als solche zu erkennen. Auch wenn der Kollege versucht, Sie zu verunsichern oder der Chef abwinkt mit dem Hinweis: Hatten wir alles schon – formulieren Sie klar und eindeutig, was Ihnen an ihrem Projekt wichtig ist. Bleiben Sie bei sich und lassen Sie sich nicht auf das Überbietungsspiel oder leere Autoritätsbezeigungen ein.

Schritt 3:

Lassen Sie sich nicht von rhetorischen Ablenkungsmanövern aus dem Takt bringen. Ein gutes Selbstmanagement im Gespräch bringt sie weiter. Wie das funktioniert und was Sie selbst zum Gelingen des Gesprächs beitragen können, dazu finden Sie hier weitere Informationen. Das Buch Conversation Zen von Leif Frenzel ist kleiner aber wirksamer Leitfaden zum Selbstmanagement im Gespräch.

Es gibt keine Faulheit. Wir hören zwar oft: „Ich bin unmotiviert.“ Aber das stimmt so nicht ganz. In Wirklichkeit ist jeder Mensch zu jedem Zeitpunkt immer zu irgendetwas motiviert. Manchmal bin ich motiviert dazu, auf dem Sofa zu liegen, manchmal motiviert, im Internet zu surfen, aber nicht immer bin ich motiviert, den Klausurstoff zu lernen. Ok, jetzt wirst du vielleicht sagen, dass du genau das doch gemeint hättest. Also übersetzen wir „Ich bin unmotiviert“ in ein präziseres „Ich bin unmotiviert, das zu tun, was ich mir vorgenommen hatte zu tun.“ Jetzt könnte man versucht sein zu sagen: „Da ist sie doch, die Faulheit! Ich sitze faul auf dem Sofa rum, während ich eigentlich was anderes tun wollte.“ Diese Aussage ist aber nicht identisch mit „ich bin zu … nicht motiviert.“ Denn das kleine Wörtchen „faul“ transportiert noch etwas anderes: Da steckt zum einen die Annahme drin, dass es uns an Selbstdisziplin mangele, trotz fehlender Motivation die geplante Handlung umzusetzen, und zum anderen ein Werturteil, dass dieser Mangel an Disziplin außerdem verwerflich sei. Schauen wir uns nun doch mal an, was es mit dieser Selbstdisziplin auf sich hat.

Wir sind immer motiviert – bloß wozu?

Ich glaube, dass wir niemals etwas tun, zu dem wir nicht motiviert sind. Manchmal stehen wir vor einer Aufgabe, die wir nicht tun wollen. Und dann schaffen wir es irgendwie, so mit uns umzugehen, dass wir diese Aufgabe am Ende trotzdem tun. Wir sagen, wir hätten uns einfach gezwungen. Damit wir die Fähigkeit, sich zu überwinden, zu einem Akt der Disziplin, der scheinbar etwas anderes ist, als etwas zu tun, weil wir es wollen. Und genau das stelle ich in Frage. Ich behaupte, dass auch dieser Akt der gefühlten Zwangsausübung bei genauem Hinsehen nichts anderes ist, als uns die nötige Motivation zu verschaffen, eine Aufgabe doch tun zu können. Wir handeln dann eben nicht gegen unsere Motivation, sondern es gelingt uns, Motivation für den ursprünglichen Plan bereitzustellen, wo Minuten vorher noch keine war. Und das zu können, auf Knopfdruck Motivation herzustellen, das bezeichnen wir als Selbstdisziplin.

Was ist eigentlich Selbstdisziplin?

Also wie genau machen wir das dann, dieses „uns überwinden“? Es gibt da ganz unterschiedliche Wege. Die einen führen sich vielleicht vor Augen, was geschieht, wenn sie die gewünschte Handlung nicht ausführen. Die negativen Folgen können, wenn man sie sich direkt vor Augen führt, dann aversive Wirkung entfalten. Gerade so viel, dass man sich sagt „Nein, das will ich nicht!“ Voilà, es ist Motivation entstanden, diese negativen Folgen zu vermeiden und die ursprünglich geplante Handlung doch umzusetzen. Andere Personen motivieren sich besser über positive Zustände. Sie führen sich dann kurz vor Augen, warum es für sie attraktiv ist, die geplante Handlung, zu der sie vor Minuten noch keine Lust verspürt haben, doch umzusetzen. Sie nehmen dann in ihrem Geist die positiven Folgen der Handlungsausführung vorweg und steigern so die Motivation, das eben doch nun umzusetzen.

In anderen Momenten ist es aber gar nicht so sehr die wahrgenommene, mangelnde Attraktivität, die uns von der Handlungsumsetzung abhält, sondern eher der Eindruck, dass diese Aufgabe schwierig werden könnte. Dann hilft es manchmal mehr, sich vor Augen zu führen, dass man in der Vergangenheit solche Aufgaben schon oft gut bewältigt hat oder dass andere, die auch nicht fähiger sind als man selbst, es auch hinbekommen haben.

Es gibt aber auch die gegenteilige Variante: Für viele ist es hilfreich, gerade das Gegenteil zu tun. Nicht länger über mögliche Folgen der Handlung nachzudenken, sondern dieses In-die-Zukunft-Denken abzubrechen und stattdessen die Aufmerksamkeit auf die Handlung selbst zu richten. Wir nehmen in so einem Moment die früher getroffene Entscheidung, dass wir diese Handlung umsetzen wollen, einfach als gesetzt an und konzentrieren uns ganz darauf, den ersten Schritt zu gehen. Durch diese Verschiebung der Aufmerksamkeit schaffen wir dann den Übergang von der Motivationsphase (also der Frage „Was möchte ich tun?“) in die Handlungsphase (also die Umsetzung). Wenn man jemanden fragt, der genau diese Strategie nutzt, dann wird diese Person diesen Prozess vermutlich nicht so genau beschreiben können. Vermutlich bekommt man nur so etwas wie „Ich mache es dann einfach“ zu hören. Aber bei genauer Betrachtung steckt in dieser Aussage eben genau dieser Prozess: Es gelingt mir, meine Aufmerksamkeit von der Frage des Für und Wider abzuziehen und die Aufmerksamkeit stattdessen auf die Ausführung der Handlung zu richten. Dann steht keine Entscheidung mehr zwischen mir und der Handlungsausführung und schon passiert es, dass ich die Handlung tatsächlich anpacke.

Um zum Anfang zurück zu kommen: Selbstdisziplin zu haben, heißt also nichts anderes, als eine der beiden (oder beide) Fähigkeiten zu haben: Entweder ich kann Motivation für eine Handlung wiederherstellen, auch wenn mir diese Motivation zwischenzeitlich mal abhanden gekommen ist. Oder ich kann meine Aufmerksamkeit auf die Ausführung verschieben und damit das Grübeln über die Frage, ob ich es mache oder nicht, beenden. Eine Fähigkeit zu besitzen ist keine Frage von Willen, sondern von Training. Wenn ich als Tänzer ein bestimmte Schrittabfolge tanzen will, dann hilft es wenig, diese Abfolge ganz dringend zu wollen. Was ich tun muss, ist üben. Ich trainiere diese Abfolge so lange, bis sie zuverlässig sitzt. Das gleiche gilt für die Fähigkeiten, die wir unter „Selbstdisziplin“ zusammengefasst haben. Auch hier hilft es wenig, disziplinierter sein zu wollen oder den Mangel an Disziplin moralisch abzuwerten. Das einzige, das hilft, ist Training dieser Fähigkeiten. Wir sind also nicht faul, sondern wir beherrschen diese Fähigkeit noch nicht. Wenn du Fußballtrainer*in wärst und einem Kind, das sich anstrengt und das Tor trotzdem nicht trifft, Faulheit vorwerfen würdest, dann wäre das eine klare Themaverfehlung. Also warum sollte es angemessen sein, wenn du etwas gerne erreichen möchtest und dir die passende Handlung (Tor schießen, Klausurstoff lernen) fest vornimmst, und es dann aber doch nicht hinbekommmst und auf dem Sofa bleibst, dir dann Faulheit vorzuwerfen?

Es passiert ständig: Wir arbeiten an einem wichtigen Projekt, geben uns Mühe, unsere Sache gut zu machen, und trotzdem passiert es. Wir machen einen Fehler. Wir haben vergessen, eine Kleinigkeit zu berücksichtigen, wir haben etwas übersehen, wir haben ein Detail nicht bedacht, wir sind von unzutreffenden Voraussetzungen ausgegangen usw. Idealerweise würden wir jetzt zu uns sagen: „Aha, eine interessante Information. Diese werde ich sogleich nutzen, um meine Arbeit an diesem Projekt noch weiter zu verbessern.“ So eine Haltung erzeugt ein positives Fehlerklima. Sie ist gekennzeichnet davon, dass Fehler als wertvolle Rückmeldung angesehen werden, um wieder etwas dazuzulernen.

Was aber stattdessen viel eher passiert, hört sich ungefähr so an: „Oh verdammt, das hätte ich aber wissen müssen. Es ist peinlich, das nicht berücksichtigt zu haben. So ein dummer Fehler. Das darf nicht wieder vorkommen!“ Mit dieser Haltung fällt es uns viel schwerer, uns mit dem Fehler zu beschäftigen und so viel wie möglich aus ihm zu lernen, da wir hauptsächlich damit beschäftigt sind, unseren Selbstwert, dem ein empfindlicher Schlag versetzt wurde, wieder zu stabilisieren. Und dabei hilft es jetzt nicht gerade, mit voller Aufmerksamkeit auf den Schauplatz des eigenen Versagens zu blicken. Darum sehen wir am liebsten gar nicht hin. Wir versuchen, die Sache, so schnell es geht, irgendwie zu bereinigen, so dass es uns selbst bloß möglichst wenig runterziehen möge. Wir müssen den Fehler ein Stück weit verdrängen, weil wir das volle Ausmaß unseres Versagens sonst nicht aushalten könnten. Diese Art von Umgang mit einem Fehler hat also zwei Arten von Kosten: Erstens steht uns ein Teil unserer Ressourcen, der durch Maßnahmen zum Schutz unseres Selbstwerts gebunden ist, nicht zur Bewältigung des Fehlers zu Verfügung. Unsere Aufmerksamkeit ist geteilt. Zweitens können wir zusätzlich nicht maximal von dem Erkenntnisgewinn, den uns der Fehler verschaffen könnte, profitieren, weil wir möglichst wenig davon wissen wollen.

Wenn mir meine eigene Kompetenz und deren Weiterentwicklung wichtig sind, dann ist die erstgenannte, fehlerpositive Haltung der Haltung, die von Versagensgefühlen und Scham geprägt ist, also deutlich überlegen. Was können wir nun tun, um eine positivere Einstellung gegenüber Fehlern zu entwickeln?

Schritt 1: Erkenntnis

Der erste Schritt ist, zu verstehen, welche Ziele diesen Haltungen gegenüber Fehlern zugrunde liegen. Eine fehlerpositive Haltung basiert auf dem Ziel dazuzulernen. Wenn ich meinen status quo verlassen möchte und ich es mag, neue Inhalte in mein Gedächtnis zu integrieren, dann ist mir jeder Fehler willkommen, denn dann weiß ich, wo ich noch dazulernen kann und was genau ich dafür tun kann. Jeder Fehler hilft mir, mein Ziel zu verwirklichen. Wenn ich aber stattdessen scharf darauf bin, eine tolle Leistung zu erzielen, diese vielleicht sogar anderen zeigen zu können oder andere mit meiner Leistung übertrumpfen zu können, dann hat der Fehler eine meinem Ziel zuwider laufende Bedeutung: Durch den Fehler weiß ich, dass ich mein Ziel nicht erreicht habe. Der Fehler stellt einen Rückschlag dar. Er ist Beweis, dass ich keine großartige Leistung gebracht habe, sondern eine mit Mängeln. Wenn ich mich dann auch noch reingehängt hatte und trotzdem diesen Fehler gemacht habe, dann ist der Fehler auch gleichzeitig eine Aussage über meine Fähigkeiten. Dann heißt ein Fehler, dass ich schlecht bin. Kein Wunder, dass ich dann diesen Fehler lieber aus meinem Bewusstsein verdrängen möchte und mich lieber nicht so eingehend damit beschäftigen möchte…

Schritt 2: Prozessfokus auch auf Fehler anwenden

Als zweiter Schritt brauche ich jetzt eine Unterstützung, die mir dabei hilft, fehlerfreundlich reagieren zu können und mich nicht in meinem Selbstwert herabgesetzt zu fühlen. Und genau diese Unterstützung bietet der Prozessfokus! Wenn ich meine Tätigkeit als Prozess sehe und das Ergebnis, das am Ende dieser Tätigkeit steht, nur als beiläufiges Nebenprodukt, dann ist mir automatisch weniger wichtig, ob das Ergebnis schon perfekt ist oder nicht. Ein Fehler und der Umgang damit sind dann lediglich Etappen in meinem Arbeitsprozess. Dabei hilft die Erkenntnis, dass Fehler zu machen und dann zu bewältigen, der schnellste Weg des Fortschritts ist. Es gibt nur einen Weg, Fehler zu vermeiden: Man bleibe genau bei den Tätigkeiten, die man schon perfekt beherrscht und routinemäßig ausführen kann. Man vermeide tunlichst jede Art von Herausforderung und beschäftige sich niemals mit etwas Neuem. Das ist natürlich völlig unattraktiv. Diesen Weg möchte niemand wählen. Unser Gehirn gaukelt uns aber oft vor, dass es noch einen zweiten Weg gäbe: Wenn wir uns nur gut genug anstrengen und konzentrieren würden, dann könnten wir auch bei neuen, unbekannten Tätigkeiten Fehler vermeiden und gleich beim ersten Versuch perfekte Ergebnisse liefern. Aber dieser Weg ist nicht real. Der existiert nur bei super trivialen Aufgaben, wo uns Erfolg oder Misserfolg sowieso egal sind. Frag mal eine Sportlerin, wie viele Male sie eine bestimmte Bewegung üben musste, bis diese relativ (!) fehlerfrei ausgeführt werden kann. Ich habe mal irgendwo gelesen, dass Handballspieler einen bestimmten Wurf ca. 1000 Mal üben müssen, bis dieser zuverlässig funktioniert… Das ist bei mentalen Operationen auch nicht grundsätzlich anders. Also wie oft wirst du eine bestimmte Art von mentalem Problem (z.B. diese Art von Matheaufgabe, diese Art von Literaturarbeit, diese Art von Datenanalyse, etc.) bewältigen müssen, bis du Fehlerfreiheit garantieren kannst?

Schritt 3: Prozessorientiert an der eigenen Haltung gegenüber Fehlern arbeiten

Ok, jetzt hast du schon das Wichtigste geschafft. Vielleicht fasst du nun den Entschluss, den nächsten Fehler willkommen zu heißen und dich nicht in deinem Selbstwert angegriffen zu fühlen. Das ist ehrenwert! Aber mach dir klar, dass das nicht beim ersten Mal klappen wird! Denn auch das Erlernen einer fehlerfreundlichen Haltung ist etwas Neues. Auch diese Lernaufgabe ist prozesshaft zu verstehen und wird über viele Fehler laufen, bis du zuverlässig jeden Fehler, den du machst, toll finden kannst. Auch ich stehe da erst ganz am Anfang. Auch ich fühle mich von konstruktiver Kritik an meiner Arbeit mehr gekränkt als dass ich sagen könnte „yes, wieder was Tolles dazugelernt!“ Aber der Weg lohnt sich!

Zusammenfassung

1. Konzentriere dich darauf, dazuzulernen statt eine gute Leistung zu erzielen.
2. Hilf dir dabei, indem du Fehler als Teil eines immer weiter laufenden Prozesses betrachtest, statt sie als Makel an einem Ergebnis zu verstehen.
3. Gehe auch diese Schritte prozessorientiert an, d.h. erlaube dir auf dem Weg der Veränderung Fehler und Umwege.

Eine Frage wie diese wird in meinen Kursen immer wieder gestellt. Und sie ist sehr verständlich! Meine Kursteilnehmer*innen lernen zum ersten Mal den Unterschied zwischen Ergebnis- und Prozessfokus kennen. Und verstehen, dass ersteres ihnen nicht gut tut. Als nächster Schritt müssen sie sich dann aber mit eben dieser Frage auseinander setzen: Wenn sie keine Ergebnisse mehr anstreben sollen, wie sollen sie dann überhaupt etwas anderes tun als immer nur das zu tun, worauf sie jetzt gerade am meisten Lust haben, wie z.B. Essen, Schlafen etc.? Wie soll ich dann überhaupt noch vom Sofa hoch kommen? So nachvollziehbar dieser Gedankengang ist, so geht er doch am eigentlichen Konzept des Prozessfokus vorbei. Denn dieser Überlegung liegt ein Missverständnis zugrunde.

Es geht nicht darum, keine Ziele zu haben. Es geht darum, die Aufmerksamkeit während zielorientierter Tätigkeit nicht auf das gewünschte Ergebnis zu fokussieren. Ob prozessorientiert oder ergebnisorientiert ist eine Frage der Aufmerksamkeit – keine der Motivation. Letztere bezieht sich auf die Frage, warum wir eine bestimmte Handlung unter all den alternativen Möglichkeiten, die wir in jeder Sekunde hätten, auswählen. Es gibt viele Gründe, warum wir ein Ziel ansteuern. Diese Gründe mögen uns mehr, weniger oder gar nicht bewusst sein. Es mag sein, dass die Erreichung des Ziels uns tatsächlich gut tut. Es kann aber auch sein, dass durch die Zielerreichung unsere wahren Bedürfnisse gar nicht befriedigt werden. All das steht auf einem anderen Blatt. Die Frage nach Prozess- oder Ergebnisfokus stellt sich erst, sobald ich mich zu einer Handlung bzw. für ein Ziel entschieden habe. Aus welchen Gründen auch immer. Sobald ich diese Handlung dann starten möchte, sobald ich Schritte in Richtung des Ziels gehen möchte, genau dann wird es darauf ankommen, worauf ich währenddessen meine Aufmerksamkeit lenke. Wenn ich vor allem das Ergebnis sehe, dann habe ich keine Augen für das Erleben des Weges. Der Weg ist dann nur die Hürde, die mich von meinem Ziel trennt. Die entsprechend möglichst schnell aus dem Weg geräumt werden soll. Was ich dabei übersehe, ist, dass dieser Weg mein Leben ist. Und dieses Leben werde ich nur dann aktiv miterleben, wenn ich meine Aufmerksamkeit nicht auf einen Punkt in der Zukunft richte, sondern in der Gegenwart bleibe und das mit all seinen Facetten wahrnehme, was gerade direkt vor mir liegt.

Wir haben also auch prozessorientiert durchaus weiterhin Ziele. Sie sagen uns weiterhin, welche Richtung wir einschlagen. Aber sie erinnern uns nicht mehr ständig daran, was unbedingt erreicht werden soll. Sondern sind mehr wie ein Kompass, der die grobe Richtung anzeigt, aber nicht wie eine Landkarte, auf der der Zielort eingezeichnet und der Weg dorthin vorgegeben ist. Wir blicken auf den Kompass, um zu sehen, in welche Richtung wir den nächsten Schritt setzen sollen. Wir sehen uns aber nicht ständig Fotos vom Zielort an, während wir durch die Welt streifen.

Wir streben alle nach Glück. In den USA hat das Recht auf das Streben nach Glück sogar Verfassungsrang. Wir glauben auch zu wissen, wo wir es finden werden: Wenn ich erst diese Klausur geschrieben habe, wenn ich erst das Studium erfolgreich abgeschlossen habe, wenn ich erst „genug“ Geld verdiene, wenn ich erst dieses ewig dauernde Projekt hinter mich gebracht habe, wenn ich endlich eine tolle Frau/Mann gefunden habe, wenn ich erst Kinder und Familie habe, wenn ich erst in einem eigenen Haus wohne, dann… ja was eigentlich? Dann setzt eine Phase ewig währenden Glücks ein? Natürlich nicht. Wir sind ja nicht blöd, wir wissen ja, dass danach dann was anderes kommt, ein neues Projekt, neue Aufgaben, neue Probleme. Das wissen wir einerseits schon. Andererseits glaubt ein Teil von uns eben doch an die Vision von großartiger Glückseligkeit, die einsetzt, sobald wir endlich, endlich das haben, was wir glauben, wovon unser Glück abhängt. Und selbst wenn wir diesen Teil nicht so deutlich sehen können: Wir verhalten uns aber so! Wir leben für ein später, für ein „Ich muss erst noch…“. Auf diese Weise rennen wir durch unser Leben dem vermeintlichen Glück hinterher wie der Esel hinter der Karotte. „Gleich hinter der nächsten Ecke wartet es schon auf mich, das Glück, ich muss erst noch diese Aufgabe abschließen, erst noch diesen Zustand erreichen…“

Nein, so kommen wir niemals an. Weil es keinen Ort gibt, an dem man ankommen könnte. Glück ist kein Ort und kein Zustand. Glück ist eine Art des Sehens. Wenn ich Sehen kann, was für wunderbare Menschen gerade jetzt, in dieser Lebensphase, um mich herum sind? Kann ich sehen, welche Geschenke mir diese Menschen machen? Kann ich sehen, wie viel spannender Erkenntnisgewinn in der Aufgabe steckt, die ich jetzt gerade bearbeite? Kann ich sehen, in welchem relativen Komfort ich lebe? Kann ich spüren, wie angenehm die Sonne auf meiner Haut sich anfühlt? Wie lebendig sich der prasselnde Regen in meinem Gesicht anfühlt? Kann ich schmecken, welche Aromen die Mahlzeit enthält, die ich eben esse? Kann ich den Wert meiner Langeweile erkennen? Kann ich sehen, warum es gut ist, dass mich dieser eine Typ gerade so nervt? Kann ich sehen, inwiefern es toll ist, dass mein Plan gerade eben über den Haufen geworfen wurde, meine Erwartung enttäuscht wurde? Kann ich sehen, warum die Trauer über einen Verlust auch wunderbar ist? Wer das alles sehen kann, der muss nicht mehr nach Glück streben. Der hat das Glück gefunden.

Ich bin kein Fan von schwarzer Pädagogik, von Erziehung durch Abschreckung. Ich möchte Menschen zeigen, was für eine angenehme Zukunft auf sie wartet, wenn sie bestimmte Veränderungen in ihrem Denken vornehmen. Aber heute möchte ich mal darüber schreiben, was passieren kann, wenn man diese Veränderungen nicht vornimmt. Sozusagen aus aktuellem Anlass.

Vor einiger Zeit habe ich meine Stelle gewechselt. Die neue Stelle ist super, anregendes Umfeld, Entfaltungsmöglichkeiten, gute Unterstützung und nette und kompetente Kolleg*innen. Am Anfang bin ich natürlich noch neu gewesen, alles noch nicht vertraut. Das galt auch für die Aufgaben und Inhalte, mit denen ich mich beschäftige. Die Umstellung auf all das Neue, vom neuen Arbeitsort angefangen über ein neues Betriebssystem meines Rechners bis zum neuen Mensasystem, war natürlich ziemlich anstrengend. Aber mir ging es, trotz regelmäßigen Schlafmangels, ziemlich gut. Gut gelaunt und voller Tatendrang. Aber vor zwei, drei Wochen ist diese Situation gekippt. Mein Stresspegel ist gestiegen und ich bin dann mit ca. einer Woche Verzögerung prompt ein wenig krank geworden. Kein Drama, aber auffälliges Timing. Und bei genauer Betrachtung sehr aufschlussreich. Was war passiert?

Zu Beginn im neuen Job lerne ich erstmal alles kennen. Ich blicke auf diese neue Welt, die sich mir darbietet, mit unverbrauchten Augen und bewerte alles erstmal neutral. Was dort geschieht, ist noch nicht wirklich „mein Bier“ – ich steige ja gerade erst ein. Ich werde aufgenommen, bin aber noch kein vollwertiger Teil des neuen Teams. Noch ist mir das, was ich dort tue, fremd. Diese Situation macht einen starken Fokus auf den Arbeitsprozess leicht. Ich weiß noch gar nicht, worauf das alles hinauslaufen wird, ich habe noch gar keine längerfristigen, ja noch nicht einmal mittelfristige Ziele im Rahmen der neuen Stelle. Erstmal geht es nur darum, mich einzurichten und klar zu kommen. Kein Wunder, dass ich nur damit beschäftigt bin, den Prozessen, die sich ohne meine bewusste Steuerung ergeben, zu folgen.

Mit der Zeit aber ändert sich diese Situation – natürlich. Meine Arbeitszeit dort bekommt eine Kontur, eine Struktur aus Rhythmen (Wann ist das Mittagessen? Wer geht an welchen Tagen mit?), ein soziales Gefüge (Wer ist in welchem Bereich kompetenter Ansprechpartner*in? Wen frage ich zu welchem Problem? Wer verbringt Zeit mit wem, welche Beziehungen bestehen zwischen den Kolleg*innen? Was ist hier wichtig?). Ich beginne, das Gebäude, in dem ich arbeite, nicht mehr als ein Gebilde zu sehen, das Architekten(alb-?)träume in Beton visualisiert, sondern betrachte es mehr aus funktionaler Perspektive: „Wo steht der beste Kopierer und wie komme ich auf schnellstem Weg dorthin?“ Die ersten Projekte kommen ins Rollen, die ich selbst mit angestoßen habe. Die Ziele, die in den Projekten, in die ich eingestiegen bin, bestehen, sind zu meinen eigenen geworden. Ich habe mich mit den Zielen identifiziert. Damit haben diese Ziele eine höhere Verbindlichkeit für mich erhalten. Das Erreichen dieser Ziele wird wichtig für mich, wo ich zu Beginn noch neutral gegenüber jedem Ausgang meiner Handlungen war. Mit einem Wort: Die Ergebnisorientierung hat Fuß gefasst. Was an sich noch gar nicht so schlimm wäre, aber diese Ergebnisorientierung schleppt – zumindest meistens und so auch ein meinem Falle – ein ganzes Paket aus Ansprüchen mit sich: Ziele gut zu erfüllen und Ziele schnell zu erreichen. Das bedeutet, dass ich möglichst alle aktuellen Ziele am liebsten schon erreicht hätte. Genau diese Ansprüche sind es, die dann Druck aufbauen. Druck heißt hier konkret, dass ich Angst habe, diesen Ansprüchen nicht gerecht zu werden. Was sehr berechtigt ist, da „alles perfekt und dazu sofort fertig haben“ einfach nicht zu schaffen ist (zu dieser Dynamik aus Anspruch und Angst siehe ausführlicher dieser Artikel). Aber trotzdem bleibt der Anspruch verbindlich und ich versuche mit vermehrter Anstrengung, diesem doch noch irgendwie gerecht zu werden. Bei dem gleichzeitigen Gefühl, es nicht zu schaffen. Diese Konstellation entspricht genau der psychologischen Definition von Stress:

Stress ist ein Reaktionsmuster eines Organismus auf Ereignisse, die dessen Gleichgewicht stören und dessen Fähigkeit, die Einflüsse zu bewältigen, stark beanspruchen oder übersteigen. (Zimbardo, 2004, 16. Aufl.)

Genau das Gefühl habe ich ja: Ich strenge mich an (= Bewältigungsversuch) und befürchte, es trotzdem nicht zu schaffen, allem gerecht zu werden (= Übersteigen meiner Bewältigungsfähigkeiten). Ich reagiere also mit Stress auf das Druckszenario, das meine Ansprüche mir gebaut haben. Und wenn ein Organismus Stress empfindet, dann werden (u.a. vermittelt über das Hormon Cortisol) dessen Immunsystem unterdrückt und Reparationsprozesse des Körpers reduziert, um vorübergehend mehr Ressourcen für die Bewältigung des Stressors bereit zu stellen. Deswegen haben aber, solange der Stress anhält, Krankheitserreger leichtes Spiel bzw. körpereigene Prozesse laufen leichter aus dem Ruder. In der Folge werden wir krank. Der Wunsch, bestimmte Ergebnisse zu erzielen, hat uns krank gemacht.

Was muss ich also tun? Wie kann ich die Prozessorientierung wieder stärken und die Ansprüche abbauen?

1. Ich kann die Übung zum Loslassen benutzen, um die Ansprüche an mich selbst zu reduzieren und mir vor Augen zu führen, wie schädlich diese für meine Bedürfnisse sind. Diese Übung zum Loslassen ist Teil des Kurses und wird dort ausführlich erklärt und geübt.
2. Ich kann mit Sport, Meditation und Entspannungsverfahren versuchen, die Anspannung an sich zu reduzieren.
3. Und ich kann mich hinsetzen und überlegen, welche der ganzen Aufgaben, die ich gerade parallel zu bewältigen versuche, welche Priorität haben. Und diese dann brutal radikal in eine Rangfolge bringen, in der zwei Dinge nicht gleich wichtig sein können. Damit bloß nicht das Gefühl entsteht, mit dem ich ja schon die ganze Zeit rumlaufe: „Alles ist gleich wichtig!“. Und dann konzentriere ich mich auf die wichtigste Aufgabe und vereinbare für die anderen Aufgaben spätere Bearbeitungszeitpunkte.

Am besten nutze ich alle drei Maßnahmen ;-). Was tust du?

Jeder ist mit Aufgaben konfrontiert, deren Erledigung erstmal keinen Spaß machen, vielleicht langweilig sind. Nehmen wir z.B. Geschirrspülen, Staubsaugen, Einkaufen oder die ungeliebte Vorlesung. Das faszinierende daran ist, dass auch hier wieder gilt, dass die Eigenschaften der Aufgabe kein bisschen vorhersagen, inwiefern sie als spannend, angenehm oder langweilig erlebt werden. Es gibt genug Leute, die z.B. das Staubsaugen der Wohnung als entspannenden, meditativen Akt erleben. Andere hingegen ärgern sich über diese Aufgabe, schieben sie hinaus, so lange es geht und ringen sich dann dazu durch, das Staubsaugen möglichst schnell hinter sich zu bringen. Das Ergebnis dieser Haltung ist dann Stress und Unzufriedenheit und am Ende des Tages der Eindruck – falls noch mehr Aufgaben so erledigt wurden -, nichts wirklich Sinnvolles geschafft zu haben.

Wie erklärt sich nun dieser Unterschied? Warum findet das der eine angenehm und die andere nicht? Genetische Prädisposition zum Staubsaugen als Erklärung wollen wir jetzt mal ausschließen, schließlich ist kaum zu erwarten, dass in der Menschheitsgeschichte über einen längeren Zeitraum hinweg ein Selektionsdruck in Richtung Staubsaugepräferenz gewirkt haben sollte… ;-). Also muss es wohl die Art sein, wie der einzelne die Aufgabe Staubsaugen betrachtet. Für die eine ein notwendiges Übel, für den anderen angenehme Gelegenheit zum Abschalten und Relaxen. Daraus können wir eine erste Übung ableiten:

Wenn du das nächste Mal vor einer Aufgabe stehst, die du langweilig findest und darum so schnell wie möglich hinter dich bringen möchtest, dann mache dir bewusst: Irgendwo auf dieser Welt wird es mindestens einen Menschen geben (vielleicht kennst du sogar einen?), der diese Aufgabe angenehm findet. Versetze dich in dessen Lage! Stelle dir vor, diese Person würde jetzt gerade das tun, was du gerade tust. Warum findet sie diese Aufgabe wohl angenehm? Welche Bedürfnisse kann sie mit dieser Aufgabe befriedigen? Wie gelingt es ihr, Interesse oder Geistesruhe dabei zu empfinden?

Zu dieser Übung passt als Inspiration folgende Geschichte von Anthony de Mello (im Herder Verlag erschienen) (sinngemäß wiedergegeben):

Der Meister betonte oft die Wichtigkeit täglicher Meditationspraxis und lobte deren positive Wirkung. Dennoch trafen ihn seine Schüler nur selten an, wie er in Meditation versunken saß. Auf diesen Widerspruch angesprochen, entgegnete er: „Man braucht die Meditation nicht zu unterbrechen, nur weil man sich einer Aufgabe widmet.“

Für den Anfänger bieten sich gerade die eintönigen, einfachen Aufgaben an, die die Tendenz dazu haben, langweilig zu sein, um dieses Konzept zu üben: Meditation während der Arbeit. Im Unterschied zur sitzenden Meditation, in der man z.B. auf seinen ein- und ausfließenden Atem achtet, konzentriert man sich beim Staubsaugen oder Bügeln z.B. auf die gleitenden Bewegungen der Saugdüse über den Boden.

Eine interessante Parallele sehe ich in Tee-Zeremonien aus dem Zen: Dort gibt es sehr ausgefeilte Rituale mit genau abgezirkelten Abläufen, wie der Tee zubereitet, serviert und getrunken wird. Doch was hat das eigentlich für einen Sinn, eine triviale Tätigkeit so zu reglementieren? Die Idee dahinter ist, durch die Ritualisierung von solchen Alltagstätigkeiten einen Anker für die eigene Aufmerksamkeit zu haben, der dabei hilft, genau in der Gegenwart zu bleiben und sich auf die Ausführung der einzelnen Bewegungen zu konzentrieren. So etwas könnte ich mir auch bei Haushaltstätigkeiten gut vorstellen. Eine reduzierte Variante wäre z.B., sich sehr auf die körperlichen Bewegungen beim Wäsche zusammenlegen o.ä. zu konzentrieren. Der Effekt könnte noch intensiver sein, wenn du diese Bewegungen mit deiner Atmung synchronisierst. Also die Bewegungen im Takt von Ein- und Ausatmung ausführst. Probiere das bei nächster Gelegenheit doch gleich mal aus!

Beispiel Vorlesung

Viele Studierende kämpfen mit langweiligen Vorlesungen oder anderen Lehrveranstaltungen. Gehen dann entweder nicht mehr hin oder sitzen zwar physisch da, schweifen aber gedanklich ab. In so einer Vorlesung ist es etwas schwieriger, prozessorientiert zu bleiben. Hier kann man nicht so leicht seine Aufmerksamkeit auf sich selbst richten, da man es – anders als bei Haushaltstätigkeiten – nicht mit körperlichen Bewegungen zu tun hat. Und würde man nur seinem Atem lauschen, könnte man gleich besser zuhause bleiben, da man dann ohnehin nichts mitnehmen würde. Die Aufmerksamkeit wird in so einer Vorlesung also zwar so beansprucht, dass man sich nicht wirklich auf sich selbst konzentrieren kann. Aber sie wird eben auch nicht genug gefordert, so dass man in einen Flow eintauchen könnte. Didaktisch liegt der Grund darin, dass man als reiner Zuhörer zu passiv ist. Eine Abhilfe wäre dann, selbst dafür zu sorgen, aktiver zu werden. Falls du noch nicht mitschreibst, probiere das: Notiere die wichtigsten Kernaussagen der Dozent*in. Nicht einfach alles, was sie sagt, das wäre dann ja wieder recht stupide. Sondern entscheide bei jedem inhaltlichen Block, mit welchem Satz oder Stichpunkt du das zusammenfassend festhalten kannst. Denn durch die selbst gestellte Aufgabe, das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen, wird das Gehirn aktiv. Diese Kategorisierung ist eine eigenständige Leistung. Und das ist es, was du brauchst, um in eine aktive Rolle zu gehen. Das macht dann automatisch wacher und bindet die Konzentration. Und wenn die Konzentration bei den Inhalten ist, dann zieht das automatisch die Aufmerksamkeit vom angestrebten Ziel „Vorlesung hinter mich bringen“ ab – voilà, Prozessorientierung! Mit dem Nebeneffekt von mehr Zufriedenheit (die Vorlesung ist dann nicht mehr so ätzend) und besserem Lerneffekt (weil aktive Erarbeitung die Inhalte immer besser im Gedächtnis verankert als reines Zuhören).

Eine andere Möglichkeit: Nicht mehr hingehen! Und stattdessen zu der gleichen Zeit in die Bibliothek gehen und mithilfe eines Lehrbuchs den gleichen Stoff eigenständig erarbeiten. Wenn man hier den Text nicht einfach nur liest (sonst gleiche Passivität wie beim Zuhören), sondern sich den Text richtig zu eigen macht, indem man Fragen stellt, Antworten schreibt, Notizen und Kommentare dazu festhält, Kernaussagen formuliert – dann werden diese Inhalte wesentlich besser hängen bleiben als beim simplen Zuhören in der Vorlesung. Wenn du Zweifel hast, ob es dir gelingen wird, routinemäßig die Inhalte so eigenständig zu erarbeiten, dann schau dir mal meinen Kurs an, in dem du lernen kannst, wie man Gewohnheiten im eigenen Leben einführt.

Zusammenfassung

Wie wird Prozessorientierung zu einem Tool, mit dem man sicher Deadlines einhalten kann? Indem man immer zuerst an der wichtigsten Aufgabe arbeitet, und zwar nur solange, wie sie noch die wichtigste ist, um das Projekt voranzubringen. Wenn man immer an dem Teilschritt arbeitet, der den größten Sprung in Richtung Erfolg verspricht, dann wird man zwangsläufig die verbleibende Zeit bis zur Deadline maximal sinnvoll nutzen.

Volltext

Ich werde öfter gefragt:

„Martin, das mit der Prozessorientierung ist ja eine super Idee, hört sich auch toll an, aber das kann ich so ja nicht umsetzen, wenn ich pünktlich zu einer Deadline fertig sein muss. Dann muss ich ja ergebnisorientiert vorgehen! Wie soll ich sonst gewährleisten, dass die Aufgabe rechtzeitig fertig wird?“

Diesem Gedankengang liegen zwei Missverständnisse zugrunde:

1. Darüber, was Prozessorientierung ist
2. Darüber, was die Ergebnisorientierung hier wirklich zum rechtzeitigen Fertigwerden beiträgt und was nicht

Zu Missverständnis Nr. 1:
Lustprinzip vs. Prozessorientierung

Beim ersten Kennenlernen des Konzepts Prozessorientierung stellen sich darunter viele so eine Art Laissez-faire-Stil des Arbeitens vor: Ich mache immer das, worauf ich gerade am meisten Lust habe, was mir am meisten Spaß macht. Das scheint ja auch erst einmal naheliegend, da genau diese Arbeitshaltung einen Gegenpol zum davor praktizierten Versuch darstellt, gegen sich selbst Zwang auszuüben und sich in Richtung eines Ziels anzuschieben, auch wenn die Aufgabe keinen Spaß macht. Wenn ich dann erzähle, dass man sich nicht mehr zwingen muss, dann ist die logische Folgerung, dass die neue Haltung wohl so aussehen müsse, dass man immer das tun dürfe, worauf man gerade am meisten Lust habe. Tatsächlich entspricht das ja ziemlich genau dem typischen Prokrastinationsverhalten: Ich habe eine Aufgabe vor mir, die ich als unangenehm bewerte, und dann wechsle ich zu einer Aufgabe, die mir leicht von der Hand geht – obwohl ich selbst glaube, wegen dieses Wechsels langfristig schlechter dran zu sein. Das ist die Definition von Prokrastinationsverhalten. Aber nicht die von Prozessorientierung. Prozessorientierung heißt nicht, die Aufmerksamkeit darauf zu richten, immer positive Gefühle zu haben und entsprechend nur als angenehm bewertete Aufgaben auszuwählen. Prozessorientierung heißt, die Aufmerksamkeit auf die Tätigkeit selbst zu richten – egal als wie angenehm oder unangenehm eine bestimmte Aufgabe gerade bewertet wird. Diese Aufmerksamkeitsverschiebung weg vom gewünschten Ergebnis hin zur tatsächlichen Tätigkeit hat zwar zur Folge, dass dieselbe Aufgabe ganz andere emotionale Qualitäten entfalten kann. Möglicherweise kann ich der zuvor als so unangenehm bewerteten Aufgabe ganz neue Aspekte abgewinnen, die z.B. meine Neugier wecken. Aber die Prozessorientierung selbst besteht nicht darin, sich auf die angenehmen Seiten zu konzentrieren oder nur entsprechende Aufgaben auszuwählen. Andere Gefühle sind eine (mögliche) Folge dieses Fokus auf die Ausführung einer Tätigkeit, sind aber nicht selbst Gegenstand der Aufmerksamkeit.

Das bedeutet auch: Prozessorientiert zu arbeiten und an Aufgaben zu arbeiten, die einem dem anvisierten Ziel näher bringen, ist in keinster Weise ein Widerspruch. Wir können also prozessorientiert arbeiten und trotzdem in Richtung eines Ziels voran schreiten. Damit ist die Frage geklärt, ob Prozessorientierung uns davon abhalten wird, an den für ein Ziel entscheidenden Aufgaben zu arbeiten – jetzt fehlt also nur noch eine Antwort auf die Frage, wie man nun garantieren kann, dass man mit dieser Form der Aufgabenbearbeitung auch rechtzeitig zur Deadline fertig sein wird. Davon handelt der nächste Abschnitt.

Zu Missverständnis Nr. 2:
Ergebnisorientierung, Zeitpläne und deren prinzipielle Nutzlosigkeit

Sehen wir uns zuerst einmal an, wie der übliche Umgang mit Aufgaben ist, die zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein müssen. Wir haben ein Ziel, das wir uns im günstigsten Falle relativ detailliert ausmalen. Diese schöne Zukunft wollen wir erreichen. Diese reichhaltige Ergebnisvision verblasst allerdings in vielen Fällen mit der Zeit. Übrig bleibt als Rumpf dieses Ziels nur noch der Appell an uns selbst: „Du musst mit dieser Aufgabe fertig werden.“ So ein Appell ist weder motivierend, da er nicht mehr enthält, was eigentlich so attraktiv an dem Ziel war, noch ist er hilfreich, da er nicht beinhaltet, wie man dieses Ziel eigentlich erreichen soll. In dieser Situation kommt uns immerhin zuhilfe, dass wir von unzähligen Produktivitätsratgebern gelernt haben, dass man ein großes, vages Ziel in handhabbare Zwischenschritte zerlegen muss. Ich mache aus einem großen, unerreichbaren Ziel viele kleine, erreichbare Zwischenziele. Und, wenn wir dem üblichen Rat folgen, versehen wir die einzelnen Zwischenziele auch noch mit einzelnen Deadlines. Dann haben wir einen Zeitplan, der enthält, was der Reihe nach wann fertig sein soll. Dieser Zeitplan suggeriert uns dann, dass wir den Prozess im Griff haben und, wenn wir uns genau daran halten, zuverlässig mit der Aufgabe fertig werden.

So ein Vorgehen ist natürlich unabdingbar, wenn man mit anderen Menschen zusammenarbeitet und einzelne Teilschritte von unterschiedlichen Personen übernommen werden, die jeweils bei ihrer Aufgabenbearbeitung auf die Ergebnisse vorangegangener Teilaufgaben angewiesen sind. In diesen Fällen ist ein Zeitplan dieser Art die Minimalvoraussetzung für gelingende Zusammenarbeit. In den Fällen, in denen Prokrastination aber gnadenlos zuschlagen kann, wie z.B. einer Promotion, die man ganz allein für sich anfertigt, funktionieren diese Pläne aber nicht. Denn diese Art von Zeitplänen haben zwei grundsätzliche Probleme:

1. Der Plan definiert nur (Zwischen-)Ergebnisse, keine Handlungen.
2. Der Zeitbedarf neuer Aufgaben kann im Voraus nicht sinnvoll geschätzt werden.

Zum einen krankt ein solcher Plan, der „Meilensteine“ festlegt, daran, dass unklar bleibt, mit welchen Tätigkeiten diese Meilensteine eigentlich erreicht werden sollen. Bei super simplen Zielen ist das oft nicht so schlimm, weil Ergebnis und zur Erreichung des Ergebnisses notwendige Handlung intuitiv zusammen gedacht werden: Wenn ich das Ziel habe, ein sauberes Bad zu haben, ist das automatisch mit bestimmten Putzhandlungen verknüpft. Dann reicht der Eintrag „Bad“ in meiner to-Do-Liste möglicherweise aus. Trotzdem ist selbst bei so ganz simplen to-Dos die Empfehlung, auch hier ein Verb anzufügen: „Bad putzen“. Wenn ich „Bad putzen“ lese, bin ich schon einen Schritt näher an der Ausführung der Handlung, als wenn ich nur „sauberes Bad“, d.h. das dahinter stehende Ziel, lesen würde. Und genau dieser Umstand wird bei Zeitplänen im größeren Maßstab aber oft weggelassen. Da steht dann nur: „Bis Ende des Monats soll der Theorieteil meiner wissenschaftlichen Arbeit fertig sein.“ Handlungsorientiert müsste die Formulierung besser lauten: „In diesem Monat schreibe ich an meinem Theorieteil“. Die letztere Formulierung fordert sofort dazu heraus, genauer zu spezifizieren: Schreibe ich jeden Tag? Oder nur ab und an? Oder nur immer dienstags? Das liegt daran, dass ich meinen Fokus vom Ergebnis „Fertiger Theorieteil“ auf die Handlung verschoben habe. Und eine Handlung hat, im Gegensatz zu einem Ergebnis, eine zeitliche Ausdehnung. Und darum muss ich sofort, sobald ich Handlungen plane, in Dauern denken. Und das ist gut, denn es verhindert Pläne, die völlig im Land Utopia angesiedelt sind.

Zum anderen scheitert die Umsetzung aber auch bei dieser Art von Plänen, bei der immerhin sorgfältig darauf geachtet wurde, Handlungen statt Ergebnisse zu planen. Und zwar scheitern diese Pläne immer dann, wenn die Handlungen keine Routinetätigkeiten sind. Nur bei Aufgaben, die ich schon oft ausgeführt habe, ist meine Zeiteinschätzung halbwegs realistisch (wenn man noch standardmäßig einen großzügigen Puffer drauf schlägt, weil wir trotz aller Erfahrung immer den günstigsten Fall zur Planung heranziehen und wahrscheinlich auftretende Verzögerungen nicht berücksichtigen). Aber bei Aufgaben, die wir noch nie zuvor ausgeführt haben, ist jede Zeiteinschätzung völlig willkürlich. Klar können wir sagen: „Die Analyse meiner Ergebnisse sollte in einer Woche abgeschlossen sein.“ Aber was, wenn wir währenddessen auf ein Problem stoßen, das wir zuerst lösen müssen, das uns aber einen ganzen Monat Zeit kostet? Woher hätten wir von der Existenz dieses Problems wissen sollen, wo die Aufgabe doch neu für uns war? Jetzt kannst du natürlich optimistisch sagen, dass bei dir mit solchen Problemen nicht zu rechnen ist. Aber woher willst du das wissen? Fazit: Unbekannte Aufgaben haben eine unbekannte Dauer, die sich auch beim besten Willen nicht schätzen lässt. Was den Versuch, bei unbekannten Aufgaben einen Zeitplan anzufertigen, absurd macht.

Zur Veranschaulichung noch eine Metapher: Stelle dir vor, du möchtest von A nach B reisen. Du kannst nun die Straßenkarte nehmen, malst ein Kreuz bei deinem aktuellen Standort A und markierst dein Ziel B. Die direkte Verbindung zwischen A und B ist natürlich meistens nicht befahrbar, also suchst du dir eine sinnvolle Verbindungsstrecke zwischen diesen beiden Punkten und machst dich dann auf den Weg. Das funktioniert. Jetzt stelle dir vor, dass zwischen A und B überhaupt keine Straßen eingezeichnet sind. Es handelt sich um unbesiedeltes Gebiet, in dem sich noch nie jemand einen Weg gebahnt hat. Du kennst auch Flüsse und Gebirge nicht, geschweige denn kleinere Hindernisse und Geländeformationen. Nur ein großer, weißer Fleck auf der Landkarte. Wie soll das nun funktionieren? Gar nicht, die Landkarte hilft hier nicht, es ist einfach das falsche Vorgehen. Das Prinzip Zeitplan funktioniert nicht in unbekanntem Terrain. Verdammt. Was nun?

Die Antwort ist so simpel wie genial: Wenn ich durch unbekanntes Terrain wandere, dann wähle ich immer den Weg, auf dem ich gerade meinem Ziel am schnellsten näher komme. Das muss nicht immer der leichteste sein! Ich könnte z.B. den Eindruck haben, dass das schwierige Klettern über einen Berg mich dem Ziel, auf die andere Seite zu kommen, deutlich schneller näher bringen wird, als um den gesamten Gebirgszug, evtl. viele hundert Kilometer, drum herum zu wandern. Das ist aber der Weg, der erstmal anstrengender sein wird! Zurück bei der (Büro-)Arbeit gilt das gleiche: Ich wähle nicht die angenehmste Aufgabe, sondern diejenige aus, von der ich glaube, dass sie mich meinem Ziel am schnellsten näher bringen wird. Nehmen wir mal die Fertigstellung einer wissenschaftlichen Arbeit als Ziel. Dann kann ich vom Ziel her denken und überlegen, ob ich bestehen würde, wenn ich meine Arbeit genau jetzt schon abgeben würde. Falls das nicht der Fall sein sollte, stelle ich mir die Frage: Mit der Arbeit an welcher Baustelle bringe ich die Arbeit am schnellsten in Richtung Bestehen? Wenn ich z.B. vor der Frage stehe, ob ich noch die paar Quellen einarbeiten sollte, oder lieber mit dem Ergebnisteil anfangen sollte, der noch komplett blank ist – dann wird mir die oben genannte Leitfrage sehr leicht zu der Erkenntnis verhelfen, dass ich die Arbeit vermutlich auch mit ein paar weniger Quellen bestehen werde, aber ohne Ergebnisteil nie und nimmer. Also arbeite ich zuerst an der Aufgabe, die den größten Sprung in Richtung Erfolg verspricht. Das heißt aber nicht, dass ich dann den Ergebnisteil bis ins kleinste Detail fertig mache. Sondern irgendwann kommt der Punkt, an dem eine andere Baustelle meiner Arbeit einen größeren Sprung in Richtung Bestehen verspricht, dann wechsle ich zu dieser Baustelle. Auf diese Weise ist sicher gestellt, dass ich vom Wichtigen zum Unwichtigen, vom Groben zum Feinen voranschreite und keine Zeit verliere mit Details, die am Ende nicht entscheidend sind. Dieses Vorgehen garantiert, dass ich meine verbleibende Zeit optimal nutze. Und darum garantiert dieses Vorgehen am ehesten, dass ich meine Deadline einhalten werde – sofern das in meiner Macht steht, denn der Tag hat nur 24h und unvorhergesehene Probleme sind ein Fakt, der, wenn er eintritt, sich von keinem Plan der Welt ungeschehen machen lassen kann – auch wenn der Plan noch so schön war… .

Damit dieses Vorgehen klappt, muss ich eine hohe Achtsamkeit auf das haben, was ich gerade tue. Wenn ich auf das Ergebnis schiele, das ich erreichen möchte, dann fällt mir möglicherweise gar nicht auf, dass ich schon längst zur nächsten wichtigen Baustelle hätte wechseln können – weil ich an einem vorher gefassten Plan festhalte, statt auf die Dynamik meiner Prioritäten zu achten. Der Fokus auf mein Tun, Prozessorientierung, erzeugt also die notwendige Achtsamkeit, die ich brauche, um mein Handeln an meinen Prioritäten auszurichten. Und so gehen Prozessorientierung und rechtzeitiges Fertigwerden Hand in Hand.