Mein perfekter Bürotag: das Projekt „4 Aufgaben parallel“

Das Ziel

Die nächsten drei Arbeitswochen werden bei mir sehr intensiv: Ich möchte bei vier umfangreichen Projekten (Zeitschriftenartikel schreiben, Staatsexamen korrigieren, Daten kodieren, alten Dissertationstext überarbeiten) zugleich konsequent voran kommen, eines von diesen sogar abschließen. Als fünfte Aufgabe sollte ich dringend während meines Büroalltags etwas für meine Rückengesundheit tun. Zu keinem dieser Projekte habe ich im Moment eine feste Gewohnheit. Die Herausforderung in den nächsten drei Wochen wird also sein, diese Aufgaben hoch zu priorisieren, sie gegen andere Tätigkeiten abzuschirmen und dabei gleichzeitig eine Balance zu finden, so dass alle fünf Aufgaben bearbeitet werden.

Die Maßnahmen

Damit das klappt, muss ich mir was überlegen. Ein Maßnahmenpaket zusammen stellen. Meinen Kurs- und Coachingteilnehmer*innen würde ich empfehlen, sich auf weniger Aufgaben zu konzentrieren. Aber ich selbst habe über die letzten Jahre nun schon einige Erkenntnisse darüber gesammelt habe, wie ich selbst funktioniere. Darum werde ich das Experiment wagen und alle Aufgaben auf einmal anpacken.

Reihenfolge

Was muss ich alles beachten? Ich weiß aus vergangenen Phasen, in denen ich eine neue Gewohnheit eingeführt habe, dass für mich sehr wichtig ist, direkt mit der jeweiligen Aufgabe zu starten und vorher nicht meine E-Mails zu checken (siehe ausführlicher hier). Außerdem muss ich die wichtigen Aufgaben möglichst weit vorne im Tagesablauf ansiedeln, da erfahrungsgemäß die Chance auf Umsetzung dann am höchsten ist. Je länger der Tag dauert, desto höher ist die Chance, dass irgendwas dazwischen kommt. Darum brauche ich eine feste Reihenfolge, in der ich meine Tagesaufgaben bearbeite. Ich starte mit dem Schreiben des Zeitschriftenartikels und gebe dieser Aufgabe die beste Zeit des Tages. Dann folgt die Korrektur der Staatsexamensarbeiten – diese sind zwar für mich persönlich wenig wichtig, es ist allerdings notwendig, die Aufgabe wirklich in drei Wochen fertig zu haben. Darum siedle ich diese Aufgabe weiter vorne am Tag an, als ich es sonst tun würde. Erst danach erlaube ich mir den ersten Mailcheck des Tages. Nach dem Mittagessen dann folgt als erstes die Überarbeitung der Dissertation. Denn das ist diejenige Aufgabe, die zwar nicht eilig ist, aber einen relativ hohen inneren Aufwand erfordert, damit anfangen zu können. Darum nehme ich dafür den Zeitslot nach der Mittagspause als frischer Start. Und erst als letzte feste Aufgabe folgt dann die Kodierung, da ich mich zu dieser aus verschiedenen Gründen am leichtesten motivieren kann. Diese Aufgabe kann ich auch dann noch umsetzen, wenn die Konzentration im Laufe des Tages schon beansprucht wurde. Den Rest des Arbeitstages habe ich dann noch Zeit für alle sonstigen Aufgaben, die noch so anfallen. Den unwichtigen Kleinkram, der aber manchmal trotzdem dringend erledigt werden muss.

Umfang

Als nächstes gilt es, die richtige Balance aus Struktur und Freiheit zu finden. Würde ich die Reihenfolge wie oben nicht festlegen, so bestünde die Gefahr, dass ich mit dem beginnen würde, das mir am leichtesten fällt (hier vermutlich die Kodierung). Dann würde ich mit Mailcheck und Kleinkram weitermachen und die anderen Aufgaben würden sehr wahrscheinlich vollständig unangetastet liegen bleiben. Aber ich darf dieses Reglement auch nicht übertreiben: Stundenpläne à la „von 9:30 bis 11:00 Uhr mache ich X, von 11:00 Uhr bis 12:00 Y, von 12:30 bis zum Essen Z“ haben bei mir noch nie funktioniert. Diese Regel wäre zu starr und würde meinem tatsächlichen Arbeitsprozess nicht gerecht. Wenn ich gerade mitten drin bin im Schreiben, dann möchte ich den Lauf nutzen und noch länger schreiben. Wenn ich aber vorher schon einen natürlichen Endpunkt erreicht habe, dann wechsle ich die Aufgabe schon vorher. Darum definiere ich neben der Reihenfolge nur eine Mindestdauer von 30 Minuten pro Aufgabe. Alles, was über 30 Min hinaus geht, ist für mich dann optional. Das gibt mir die Freiheit, der Eigendynamik der Aufgaben zu folgen, und andererseits aber die Sicherheit, dass alle Aufgaben jeden Tag voran gebracht werden.

Visualisierung

Als letzte Maßnahme ist für mich eine Dokumentation dessen, was ich jeden Tag tue, super wichtig. Eine simple Visualisierung, ob ich meinen Plan eingehalten habe oder nicht, ist für mich das entscheidende Tool, um mich motiviert zu halten, die oben genannten Regeln einzuhalten. Da reicht ein DIN A4-Blatt, auf dem ich die Aufgaben in der gewünschten Reihenfolge aufliste und dann für jeden Tag Spalten mache. In die entstehenden Zellen trage ich dann ein Kreuz ein, wenn ich die 30 Minuten daran gearbeitet habe.

Auf dieses Blatt kommen noch drei weitere Dinge drauf: Ich halte auch fest, ob es mir gelungen ist, den ersten Mailcheck des Tages bis nach den ersten beiden Aufgaben zu verzögern. Außerdem schiebe ich zwischen die Blöcke eine kurze Entspannungsübung im Liegen ein. Das dient zwei Zielen: Ich sammle damit meine Konzentration wieder, um wieder fit für die kommenden Aufgaben zu werden. Und ich entspanne die Muskulatur im Rücken. Als drittes trage ich in mein Schema noch ein, ob ich sowohl am Vormittag als auch am Nachmittag regelmäßig (so ca. alle 30 Min) aus meinem Bürostuhl aufgestanden bin und mich kurz bewegt habe, um die Schulter- und Rückenmuskulatur zu lockern. Konkret mache ich da, was sich in dem Moment gut anfühlt (Strecken, Dehnen, Beugen, Armkreisen, Liegestütze, Strecksprünge — irgendsowas).

So eine Dokumentation mag sich fast schon albern banal anhören. Aber für mich ist dieser geradezu lächerliche DIN A4-Zettel echt der Bringer! Bei vergangenen Gewohnheitsprojekten habe ich festgestellt, dass es bei mir ohne einfach nicht geht. Und mit meistens unglaublich gut. Diese eine Maßnahme, ziemlich Low-Tech, ist bei mir die Zutat, die zwischen Gelingen und Nicht-Gelingen eines Gewohnheitsprojektes unterscheidet. Das muss bei dir nicht genauso sein, aber einen Versuch ist es wert, oder?

Zusatzregel

Um noch ein bisschen mehr Flexibilität zu haben, lege ich noch die folgende Zusatzregel fest: Die Reihenfolge der Projekte darf an einem Tag auch getauscht werden – aber nur unter der Voraussetzung, dass diese Abweichung von außen veranlasst wurde. Weil ich z.B. einen Termin mit einer Kollegin habe. Akute Unlust oder ähnliches ist allerdings kein Grund, die Reihenfolge zu tauschen ;-).

Ausblick

Nach dieser Planung und einem ersten, positiven Testlauf bin ich nun super gespannt, wie das Projekt „4 Aufgaben parallel“ in den nächsten drei Wochen laufen wird! Ich werde (vermutlich Anfang Oktober) hier Bilanz ziehen.

Autor: Martin

Psychologe, Wissenschaftler, freiberuflicher Trainer & Coach

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.