Der übliche Weg: Man hat eine Liste, auf der einfach alle Arten von Erinnerungen drauf stehen, was man alles noch tun möchte. Wenn es gut läuft. Wenn es schlecht läuft, dann hat man eine unbestimmte Anzahl von Zetteln, die irgendwo herumfliegen, dazu noch ein paar Post-its, die irgendwo kleben und Erinnerungen im Handy… Aber gehen wir von dem vergleichsweise günstigen Fall aus, man hat bereits ein funktionierendes System, Erinnerungen an zu erledigende Aufgaben festzuhalten.
Das Problem hierbei ist nun, dass diese Listen für viele to-Do-Listen-Verwender die Tendenz haben, immer länger und nicht kürzer zu werden. Es kommen neue Aufgaben hinzu, aber die alten gehen nicht weg. Das ist frustrierend. Eine Ursache kann klassische Prokrastination sein – heißt, wir schieben Aufgaben auf, auf die wir keine Lust haben, obwohl wir sie uns vorgenommen hatten, und machen stattdessen etwas anderes. Um die Ursache für diese Tendenz anzugehen, gibt es den Kurs hier. Aber in vielen Fällen ist es gar nicht unbedingt die eigene Hemmung, eine Aufgabe anzugehen, sondern die Art, wie die to-Do-Liste selbst geführt wird, ist für den Frust verantwortlich. Wie das?
Typische Fehler im Umgang mit to-Do-Listen
- Zielzustände statt Handlungen
- ganze Projekte statt jeweils nächster Schritt
- Listen mit Aufgaben, die in dem Moment, in dem man drauf sieht, gar nicht erledigt werden können
- to-Do-Liste als Disziplinierungstool
Zielzustände statt Handlungen
Wir schreiben gerne einzelne Schlagworte auf die to-Do-Liste: „Küche“ oder „Dissertation“ oder „zufrieden sein“. Solche Einträge motivieren nicht sonderlich dazu, diese Aufgaben anzugehen, da sie nicht ausführbar sind. Die Aufgabe „Küche“ beinhaltet nicht, was eigentlich zu tun ist. Schreibe ich stattdessen „das Geschirr in die Spülmaschine räumen“, dann ist wesentlich klarer, was ich eigentlich tun soll. Ich brauche diese Aussage nur zu lesen und kann sie direkt umsetzen. Die kritische Leserin mag nun einwenden, dass man bei „Küche“ ja schon sehr genau wüsste, welche Handlung sich dahinter verbergen, und sich deswegen nicht die Mühe zu machen brauche, das nochmals extra festzuhalten. Das stimmt in diesem Fall natürlich – aber es macht trotzdem einen Unterschied! Denn unser Gehirn muss eben doch den Eintrag auf der to-Do-Liste erst in eine Handlung umformulieren. Das ist eben ein Gedankenschritt zusätzlich. Und genau dieser kleine Zusatzaufwand kann das Quäntchen zu viel sein, das dann die Erledigung dieser Aufgabe verhindert. Darum vergrößert es die Ausführungswahrscheinlichkeit von Eintragungen auf der to-Do-Liste deutlich, wenn sie als Handlung formuliert werden. Ein guter Indikator dafür ist, ob da auch ein Verb enthalten ist. Beispiele: „Räume die Küche auf!“ funktioniert ein Stück wahrscheinlicher als „Küche“. „Recherchiere nach Literatur und fasse diese zusammen“ funktioniert wahrscheinlicher als „Literaturarbeit“.
Projekte statt nächster Schritt
In obigem Beispiel „Küche aufräumen“ war auch schon ein weiterer typischer Fehler enthalten. Denn was heißt das eigentlich: Wann ist die Küche denn aufgeräumt? Welche einzelnen Handlungen sind denn dazu konkret erforderlich? Gespültes Geschirr aus der Spülmaschine herausräumen und dreckiges Geschirr wieder hineinräumen? Oder auch das Wischen des Küchenbodens? Oder müssen nur die Tischflächen abgewischt werden? Hinter der unscheinbaren Aufgabe „Küche aufräumen“ verbirgt sich also womöglich ein ganzes Projekt. Das ist auch eine der Kernideen des to-Do-Listen-Managementsystems von David Allen, Getting Things Done (GTD). Alles, was nicht mit einem einzigen Arbeitsschritt erledigt werden kann, ist kein to-Do, sondern ein Projekt. Eine passable Richtschnur zur Unterscheidung von Einzelhandlungen und Projekten ist die Frage: Kann diese Aufgabe innerhalb von 20 Min erledigt werden? Falls nein, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um ein Projekt, das aus mehr als einem Einzelschritt besteht, sehr hoch. Aber auch schon kürzere Aufgaben können ein Projekt sein. Beispiel: Es ist Frühling, und so langsam wird definitiv kein Schnee mehr kommen, ich sollte also die Winterrreifen gegen Sommerreifen ersetzen. Das macht die Werkstatt. Ein to-Do auf meiner Liste könnte also sein: „Termin zum Reifenwechsel ausmachen“. Es ist gut möglich, dass diese Aufgabe länger liegen bleibt, da es sich in Wirklichkeit um ein kleines Projekt handelt, wozu aber der nächste Einzelschritt nicht festgehalten wurde. Denn ich muss vermutlich zuerst die Telefonnummer der Werkstatt raussuchen, dann meinen Terminkalender holen, überlegen, wann es mir zeitlich passen würde, und erst dann kann ich die Werkstatt tatsächlich anrufen, um den Termin auch zu vereinbaren. Um die Ausführungswahrscheinlichkeit zu erhöhen, muss ich also zu jedem Projekt auch formulieren, was der nächste Handlungsschritt ist. In diesem Fall sollte auf meiner Liste stehen: „Telefonnummer der Werkstatt raussuchen“.
Listen mit Aufgaben, die gar nicht erledigt werden können
Sehen wir uns das Beispiel mit dem Werkstatttermin nochmals aus einer anderen Perspektive an. Stellen wir uns vor, ich habe tatsächlich schon die Telefonnummer herausgesucht und Zeitfenster definiert, wann mir ein Termin in den Kram passen würde. Und jetzt kann ich anrufen, oder nicht? Nein, denn es ist schon nach 18 Uhr, und da ist in der Werkstatt niemand mehr da… Ich habe also alles richtig gemacht, und trotzdem scheitert die Erledigung meiner Aufgabe. Ich bin motiviert, eine Aufgabe von meiner Liste zu erledigen, schaue also auf meine to-Do-Liste, nehme die erstbeste Aufgabe und kann sie doch nicht abschließen. Das zermürbt mich auf zweierlei Art: Zum einen muss ich bei jeder Aufgabe, die auf der Liste steht, vor der Ausführung weitere Überlegungen („kann ich das jetzt gerade überhaupt tun?“) tätigen und das bremst mich erstens und bietet zweitens eine Gelegenheit, die Motivation, etwas von der Liste zu erledigen, wieder zu verlieren („Och nö, das geht ja alles gar nicht, dann mache ich eben was ganz anderes…“). Zum anderen verliere ich dadurch auch das Vertrauen in diese to-Do-Liste als nützliches Werkzeug für mein Aufgabenmanagement. Ich werde dadurch weniger motiviert sein, überhaupt alle Aufgaben dort einzutragen, was das Vertrauen und die tatsächliche Nützlichkeit noch weiter reduzieren wird. Ich brauche also eine Lösung, die diesem Effekt vorbeugt. Und diese Lösung sind im „Getting Things Done“-System kontextspezifische Listen. Der Trick ist, für verschiedene Kontexte separate to-Do-Listen zu führen. Ich selbst habe z.B. eine Liste „@Computer“, auf der alle Aufgaben notiert werden, die ich erledigen kann, wenn ich am Computer sitze. Und eine Liste @Zuhause, auf der ich notiere, was ich in meiner Wohnung tun kann. Und eine @Besorgungsgang, was einer Art erweiterten Einkaufsliste entspricht, @Büro (selbsterklärend) und @Anrufe zu Geschäftszeiten, um oben beschriebenes Problem zu lösen. Abgesehen von diesen individuellen, auf meine Situation zugeschnittenen Listen gibt es im GTD-System standardmäßig noch spezielle, generische Listen:
- eine Projektliste, in der ich alle Projekte sammle (und dann zu jedem Projekt auf einer der anderen Liste auch einen nächsten Handlungsschritt notiere),
- eine „Inbox“, in der ich im Tagesverlauf erstmal alle spontan hinzukommmenden Aufträge, Sachen etc. sammle, bei denen ich nicht auf Anhieb entschieden habe, ob sich da nicht ein Projekt dahinter verbirgt, oder ich die nächste Handlung noch nicht definiert habe,
- eine „Warten auf“-Liste, in der ich notiere, wenn ich auf die Erledigung eines Handlungsschrittes durch jemanden anderen warte (dient dazu, dass ich regelmäßig nachhaken kann, falls erforderlich, also auch Aufgaben, die ich delegiert habe, nicht aus den Augen verliere), und
- eine „Irgendwann / vielleicht“-Liste, in die alle Aufgaben verschoben werden, die länger auf einer der Kontextlisten stehen, aber nicht erledigt werden und auch nicht unbedingt erledigt werden müssen. Diese Liste geht man dann von Zeit zur Zeit durch und kontrolliert, ob man einen Eintrag davon vielleicht doch wieder auf eine der Kontextlisten setzen möchte.
to-Do-Liste als Disziplinierungstool
Die vorangegangenen Aspekte beziehen sich alle auf die Art, wie man eine to-Do-Liste so führt, dass sie ihren Zweck möglichst gut erfüllen kann. Aber was genau ist eigentlich der Zweck einer to-Do-Liste? Wenn man genau hin sieht, dann stellt man fest, dass sie bei den meisten Leuten eine Doppelfunktion hat. Einerseits dient sie einfach als Gedächtnisstütze: Damit ich nicht alles immer im Kopf behalten muss, schreibe ich es auf. Und dann kann ich, wenn ich gerade Zeit zur Aufgabenerledigung habe, auf die zum jeweiligen Kontext passende Liste sehen und die Aufgabe auswählen, die ich gerade bearbeiten möchte. In dieser Funktion ist ein funktionierendes to-Do-Listen-System für die meisten Leute unverzichtbar. Es entlastet und sorgt dafür, dass man nichts vergisst.
Ein Teil der Menschen, die to-Do-Listen führen, benutzt diese Listen aber noch in einer weiteren Funktion: Sie motivieren sich über die Liste. Dann kommt zur Unterstützungsfunktion des Gedächtnisses noch ein Imperativ hinzu. Jeder Eintrag trägt dann auch noch den unausgesprochenen Befehl mit sich „Erledige mich jetzt sofort!“. Dahinter steht das Ideal einer leeren to-Do-Liste. Die betreffende Person möchte, dass alle Aufgaben erledigt sind. Sie strebt kontinuierlich danach, alle Aufgaben von der Liste abzuhaken, bis nichts mehr drauf steht. Diese Haltung, mit to-Do-Listen umzugehen, birgt allerdings Probleme. Am besten erzähle ich dazu eine Geschichte aus meinem eigenen Leben. Während meines Studiums hat diese Art, meine Aufgaben zu managen, noch halbwegs funktioniert. Manche Dinge standen zwar länger darauf, aber irgendwann waren auch sie abgehakt. Regelmäßig endete mit der letzten Klausur und dem Beginn der Semesterferien auch die Zeit voller Verpflichtungen. Spätestens dann war das meiste abgeschlossen und die to-Do-Liste ruhte mehr oder weniger bis zum nächsten Semester. Doch mit dem Ende des Studiums und dem Beginn von Promotion und Tätigkeit als Angestellter änderte sich das plötzlich. Ich musste schmerzhaft feststellen, dass meine to-Do-Liste nie wieder leer wurde. Ein konstanter Fluss von Aufgaben sorgte dafür, dass ständig neue Aufgaben nachkamen, auch wenn ich mich noch so sehr bemüht hatte, mit meiner Liste fertig zu werden. Ich befand mich in einem perfekten Hamsterrad: Ich renne und renne bei dem verzweifelten Versuch, am Ende der Liste anzugelangen, aber komme doch nicht vom Fleck. Für jede Aufgabe, die ich als erledigt abstreiche, kommen zwei neue nach… Ich war frustriert.
Mein prozessorientierter Umgang mit to-Do-Listen
Irgendwann dämmerte mir dann, dass der Mangel an „Erfolg“ bei der Aufgabenerledigung nicht meine Schuld war, weil ich etwa zu undiszipliniert oder zu langsam oder zu ineffizient arbeiten würde, sondern natürlicher Bestandteil meiner neuen Lebensphase. Ich hatte keine Chance, eine leere to-Do-Liste zu erreichen. Das Ideal einer vollständig abgearbeiteten Liste war die Karotte, die vor mir baumelte, die ich aber doch nie erreichen konnte. Und damit war eine dauerhafte Unzufriedenheit mit mir selbst programmiert. Darum habe ich es aufgegeben, mich über die to-Do-Liste motivieren bzw. disziplinieren zu wollen. Stattdessen verwende ich sie nun nur noch in der ersten Funktion als Gedächtnisstütze, aber nicht mehr mit dem Ziel, alle Aufgaben darauf „wegkriegen“ zu wollen. Die wichtigen, langfristigen Aufgaben bzw. Projekte delegiere ich stattdessen an Gewohnheiten. Für meine Promotion z.B. notiere ich nur noch die Sachen, die ich andernfalls vergessen würde – ich notiere aber nicht mehr, was ich als nächstes tun werde, wenn mir das ohnehin klar ist (z.B. an der Textstelle weiterarbeiten, an der ich ohnehin schon seit Wochen arbeite). Meine to-Do-Listen sind für mich jetzt ein Pool von Möglichkeiten, wo ich mir eine herauspicke, wenn ich mit meinen wichtigen, längerfristigen Aufgaben durch bin, und mich frage, was ich jetzt tun könnte. Dann werfe ich einen Blick in die passende Kontextliste und suche mir was aus. Für alle, die mit den Begriffen Ergebnisorientierung und Prozessorientierung schon vertraut sind: Was ich hier getan habe, ist, die Ergebnisorientierung in Hinblick auf to-Do-Listen aufzugeben. Mir ist es jetzt nicht mehr wichtig, ob da noch Aufgaben auf der Liste stehen und ob diese Aufgaben da möglichst schnell verschwinden. Stattdessen konzentriere ich mich darauf, meine Zeit mit den wichtigen Aufgaben zu verbringen und dabei möglichst zufrieden vor mich hin zu werkeln. Mit dieser prozessorientierten Haltung gelingt mir deutlich mehr als früher bei deutlich gesteigerter Lebenszufriedenheit.
Ist das bei dir vielleicht genauso?
