Buchbesprechung: Conversation Zen

Heute möchte ich auf ein Buch hinweisen, das mit den Themen, die wir hier auf zenyourlife diskutieren, eng verwandt ist. Leif Frenzel, der Autor des Buches, hilft seinen Leser*innen dabei, sich nicht von einzelnen Aktionen eines Gesprächspartners davontragen zu lassen, sondern auch im Gespräch dem eigenen Weg folgen zu können. Wo wir hier auf zenyourlife meist über den Prozessfokus bei unserer individuellen Arbeit sprechen, der uns indirekt dabei hilft, unsere Ziele zu erreichen, thematisiert Leif Frenzel, wie man im Gespräch bei sich selbst bleiben kann, um auf diese Weise den eigenen Gesprächszielen näher kommen zu können. Das heißt: Bei beiden Aktivitäten, unserer Arbeit und unseren Gesprächen, hilft uns die Weisheit des Zen.

 

Gastbeitrag von Yvonne Förster

Conversation Zen – Die Kunst des Gesprächs

Gesprächsführung im Beruf oder zu Hause ist nicht immer leicht. Selbst wenn man eine ganz klare Idee hat, was zu Sprache kommen soll, versanden Gespräche gern im Nichts, führen zu Konfrontationen oder lassen ein ungutes Gefühl misslungener Kommunikation zurück. Das ist auch der Grund, warum wir schwierige Themen gerne vermeiden oder heikle Gespräche aufschieben. Selten lösen sich damit Probleme in Luft auf. Im Gegenteil, es wird schwieriger.

Was kann man tun, um wichtige Gespräche erfolgreich zu führen? Die gute Nachricht ist: Man braucht keine abendfüllenden Rhetorikkurse zu besuchen, um einen souveränen Umgang mit wechselnden Gesprächssituationen zu erlernen. Es gibt einige wenige Punkte, derer man sich bewusst sein sollte und Strategien, die man schnell erlernen kann, um für wichtige Gespräche gewappnet zu sein.

Warum Zen?

Um komplexe Gesprächssituationen zu meistern, kann man sich einiges aus der uralten Tradition des Zen abschauen – ohne dass man gleich bei einem alten Meister studieren muss. Stellen Sie sich vor, Sie möchten im nächsten Meeting endlich ein schon lange geplantes Projekt vorschlagen. Sie wissen, dass einige Kollegen Vorbehalte haben könnten und andere Ihnen vielleicht die Show stehlen wollen. Sie müssen also mit Einwänden, Ablenkungsversuchen und Überbietungsrhetorik rechnen. Der ältere Kollege wird wohl zu bedenken geben, das hätte man vor Jahren schon versucht und es habe nichts gebracht. Ein anderer mag sagen, dass er einen viel besseren Plan habe und noch viel besser Kontakte. Gerade als Frau darf man sich auf noch mehr Gegenwind von den Alphatieren der Firma einstellen. Da kann ein wenig alte Kampfkunst in Worte übersetzt nicht schaden.

Die Taktik

Zen bedeutet Konzentration auf das Wesentliche. Dafür muss man aber wissen, was das Wesentliche bei einem Gespräch ist. Was möchte ich erreichen? Was müssen meine Gesprächspartner verstehen? Welche Information muss klar und deutlich beim Empfänger ankommen? Das ist etwas, was man sich vor jedem Gespräch selbst klarmachen muss. Nur wer sich über das Ziel des Gesprächs im Klaren ist, kann erfolgreich kommunizieren.

Mit diesem Wissen geht man ins Gespräch. Eine solche Klarheit über das Ziel des Gesprächs führt zu größerer Selbstsicherheit und mehr Kraft, diesen Schritt in Angriff zu nehmen. Solange man selbst nicht so recht weiß, was man erreichen will, wird man wichtige oder unangenehme Gespräche auf die lange Bank schieben und sich viel mehr als nötig Gedanken und Sorgen über deren Ausgang machen.

Schritt 1:

Machen Sie sich das Ziel des Gesprächs klar. Formulieren Sie es in einem, maximal zwei Sätzen. Es sollte Ihnen deutlich vor Augen stehen. Behalten Sie es während des Gesprächs fest im Blick.

Zen bedeutet auch, in der Situation voll und ganz präsent zu sein. Dazu gehört den Raum wahr- und in Besitz zu nehmen.

Schritt 2:

Suchen Sie sich eine gute Position im Raum und in der Gruppe, aus der heraus Sie gut agieren können, alle im Blick haben und sich gut fühlen. Behalten Sie den Raum im Blick um auf Störungen schnell und bewusst reagieren zu können.

Wenn Sie ihr Ziel im Auge und die Situation soweit möglich unter Kontrolle haben, dann gilt es im eigentlichen Gespräch ihr Anliegen nicht aus dem Auge zu verlieren. Das braucht Konzentration und die Fähigkeit, Ablenkungen als solche zu erkennen. Auch wenn der Kollege versucht, Sie zu verunsichern oder der Chef abwinkt mit dem Hinweis: Hatten wir alles schon – formulieren Sie klar und eindeutig, was Ihnen an ihrem Projekt wichtig ist. Bleiben Sie bei sich und lassen Sie sich nicht auf das Überbietungsspiel oder leere Autoritätsbezeigungen ein.

Schritt 3:

Lassen Sie sich nicht von rhetorischen Ablenkungsmanövern aus dem Takt bringen. Ein gutes Selbstmanagement im Gespräch bringt sie weiter. Wie das funktioniert und was Sie selbst zum Gelingen des Gesprächs beitragen können, dazu finden Sie hier weitere Informationen. Das Buch Conversation Zen von Leif Frenzel ist kleiner aber wirksamer Leitfaden zum Selbstmanagement im Gespräch.

Der erste Schritt bringt alles ins Rollen

Manchmal sitzen wir in einer Situation fest, in der wir nicht so genau wissen, wie wir da wieder rauskommen sollen. Solche Situationen gibt es auch im beruflichen Leben oder Studienalltag: Dass uns die Projekte, die wir alle schaffen wollen (oder schaffen zu müssen glauben), ein bisschen über den Kopf wachsen. Wir das Gefühl haben, dass es zu viel ist, dass wir das nicht in den Griff kriegen werden, dass wir einfach eine starke Schulter bräuchten, die uns einen Teil der Last abnimmt.

Und dann passiert etwas ganz Wunderbares: Wir machen einen ersten Schritt. Und dieser erste Schritt in Richtung eines geordneten Umgangs mit unseren Themen verschafft uns plötzlich Luft zum Atmen. Mit einem Mal fühlt es sich so an, als wäre alles wieder machbar, als säßen wir wieder am Drücker.

Die Psychologie nennt das eine Steigerung der Selbstwirksamkeitserwartung. Das klingt vielleicht wie ein Monsterfachterminus, meint aber genau das, was im Wort schon drin steckt: Wir erwarten für die Zukunft, dass wir wirksam handeln können. Heißt also übersetzt: Wir glauben daran, dass wir das Ding schon schaukeln werden. Und wie kommt es nun dazu, dass wir plötzlich wieder optimistisch in die Zukunft blicken? Unser erster Schritt hat den Stein ins Rollen gebracht! Und zwar auf zweierlei Weise:

  1. Erstens stellt der vollzogene Schritt ja bereits ein erstes kleines Erfolgserlebnis dar. Wir haben es geschafft, in einer verfahrenen/unübersichtlichen/verkorksten Situation zu handeln. Wir haben unter Beweis gestellt, dass wir tatsächlich auch in dieser Situation handlungsfähig sind! Wir haben etwas getan, das das Potenzial hat, die Situation zu verbessern oder vielleicht sogar schon verbessert hat. Wir haben uns also als wirksam erfahren.
  2. Zweitens lenkt so ein Handlungsbeginn meist unsere Aufmerksamkeit auf den Prozess unserer Handlungen. Wir beenden das Denken über unsere missliche Lage und fangen an, über den jeweils nächsten Schritt bzw. das, was wir gerade in diesem Moment tun, nachzudenken. Das nennt man Prozessfokus und hat eine ganze Reihe von positiven Nebenwirkungen, worüber ich in anderen Artikeln schon geschrieben habe.

Und jetzt zu dir: Gibt es ein Projekt, wo du ein wenig den Kopf in den Sand steckst? Am liebsten gar nicht mehr darüber nachdenken möchtest, wie du das eigentlich bewältigen sollst? Dann mach einen ersten, winzigen Schritt! Lege ein neues leeres Dokument an und gib ihm einen Namen. Nimm den lange liegengelassenen Papierstapel in die Hand und bearbeite das oberste Blatt.

Ich kann dir dabei helfen, den ersten Schritt zu machen! Mache hier einen Kurs im Selbststudium oder nimm wegen eines persönlichen Coachings Kontakt mit mir auf.

Vortrag: Nie wieder aufschieben in drei Schritten

Gestern haben sich ca. 40 Doktorandinnen und Doktoranden der Ludwig-Maximilians-Universität München und ich im GraduateCenter in der Leopoldstraße versammelt, um gemeinsam erste Schritte in Richtung weniger Prokrastination und mehr Lebensqualität zu gehen. Gerade während der Promotion ist es für normale Menschen eine ziemliche Herausforderung, mit den Anforderungen klar zu kommen, die diese Art von Beschäftigung an sie stellt: Promovieren ist eine Aufgabe, deren Erfolg erst in weiter Ferne bewertet werden wird, deren konkrete Ausgestaltung ziemlich unklar ist und zu der (in den meisten Fällen) kaum Struktur und Kontrolle von außen vorgegeben wird. Die große Freiheit, den eigenen Arbeitsprozess gestalten zu können, wie man will, führt dann nicht zwangsläufig zu großer Zufriedenheit. Wie man das aber schafft, so zu arbeiten und mit sich selbst umzugehen, dass diese Zeit produktiv und angenehm gestaltet werden kann, das war Thema der gestrigen Veranstaltung. Der erste Teil der Veranstaltung war ein einführender Vortrag: Hier findet sich die Videoaufzeichnung und eine schriftliche Zusammenfassung dieses Vortrags. Während des zweiten Teils durften dann die Teilnehmerinnen und Teilnehmer selbst ran und planten und verfeinerten gemeinsam eine neue Gewohnheit, die sie in den folgenden Tagen neu in ihren Alltag integrieren wollen. Ich drücke allen die Daumen und bin gespannt, wie gut das klappen wird! Falls bei dir Schwierigkeiten auftreten, dann denke unbedingt an folgende Grundhaltung: Wenn es nicht funktioniert, dann ist die Gewohnheit noch nicht ganz passend oder die geplante Unterstützung noch nicht ausreichend. Es liegt niemals an dir selbst oder deiner „Willensschwäche“! Deine Aufgabe ist also, dich nicht über dich selbst zu ärgern, sondern konstant deine Gewohnheitsplanung solange anzupassen, bis deine Gewohnheit ein Selbstläufer ist.

Liebe Teilnehmerinnen und Teilnehmer,
ihr seid herzlich eingeladen, mir (hier oder als Kommentar hier drunter) eventuell auftauchende Fragen zu stellen oder Erfolge zu berichten!

Ich will mehr machen, was kann ich tun?

  • Hier kann man sich (als Doktorand*in der LMU München) zu meinem Kurs beim GraduateCenter anmelden.
  • Hier kann man die Basisversion des Kurses ohne irgendwelche Verpflichtungen im Selbststudium belegen.
  • Hier kann man zusätzliche Unterstützung durch mich persönlich buchen (ähnlich zum Gruppenkurs, aber mit ganz individuellem Rhythmus nach deinen Wünschen).
  • Oder du stöberst einfach hier auf dem Blog herum und liest, was dich interessiert. Da sind sicher auch für dich passende Themen dabei.

Du bist nicht faul!

Es gibt keine Faulheit. Wir hören zwar oft: „Ich bin unmotiviert.“ Aber das stimmt so nicht ganz. In Wirklichkeit ist jeder Mensch zu jedem Zeitpunkt immer zu irgendetwas motiviert. Manchmal bin ich motiviert dazu, auf dem Sofa zu liegen, manchmal motiviert, im Internet zu surfen, aber nicht immer bin ich motiviert, den Klausurstoff zu lernen. Ok, jetzt wirst du vielleicht sagen, dass du genau das doch gemeint hättest. Also übersetzen wir „Ich bin unmotiviert“ in ein präziseres „Ich bin unmotiviert, das zu tun, was ich mir vorgenommen hatte zu tun.“ Jetzt könnte man versucht sein zu sagen: „Da ist sie doch, die Faulheit! Ich sitze faul auf dem Sofa rum, während ich eigentlich was anderes tun wollte.“ Diese Aussage ist aber nicht identisch mit „ich bin zu … nicht motiviert.“ Denn das kleine Wörtchen „faul“ transportiert noch etwas anderes: Da steckt zum einen die Annahme drin, dass es uns an Selbstdisziplin mangele, trotz fehlender Motivation die geplante Handlung umzusetzen, und zum anderen ein Werturteil, dass dieser Mangel an Disziplin außerdem verwerflich sei. Schauen wir uns nun doch mal an, was es mit dieser Selbstdisziplin auf sich hat.

Wir sind immer motiviert – bloß wozu?

Ich glaube, dass wir niemals etwas tun, zu dem wir nicht motiviert sind. Manchmal stehen wir vor einer Aufgabe, die wir nicht tun wollen. Und dann schaffen wir es irgendwie, so mit uns umzugehen, dass wir diese Aufgabe am Ende trotzdem tun. Wir sagen, wir hätten uns einfach gezwungen. Damit wir die Fähigkeit, sich zu überwinden, zu einem Akt der Disziplin, der scheinbar etwas anderes ist, als etwas zu tun, weil wir es wollen. Und genau das stelle ich in Frage. Ich behaupte, dass auch dieser Akt der gefühlten Zwangsausübung bei genauem Hinsehen nichts anderes ist, als uns die nötige Motivation zu verschaffen, eine Aufgabe doch tun zu können. Wir handeln dann eben nicht gegen unsere Motivation, sondern es gelingt uns, Motivation für den ursprünglichen Plan bereitzustellen, wo Minuten vorher noch keine war. Und das zu können, auf Knopfdruck Motivation herzustellen, das bezeichnen wir als Selbstdisziplin.

Was ist eigentlich Selbstdisziplin?

Also wie genau machen wir das dann, dieses „uns überwinden“? Es gibt da ganz unterschiedliche Wege. Die einen führen sich vielleicht vor Augen, was geschieht, wenn sie die gewünschte Handlung nicht ausführen. Die negativen Folgen können, wenn man sie sich direkt vor Augen führt, dann aversive Wirkung entfalten. Gerade so viel, dass man sich sagt „Nein, das will ich nicht!“ Voilà, es ist Motivation entstanden, diese negativen Folgen zu vermeiden und die ursprünglich geplante Handlung doch umzusetzen. Andere Personen motivieren sich besser über positive Zustände. Sie führen sich dann kurz vor Augen, warum es für sie attraktiv ist, die geplante Handlung, zu der sie vor Minuten noch keine Lust verspürt haben, doch umzusetzen. Sie nehmen dann in ihrem Geist die positiven Folgen der Handlungsausführung vorweg und steigern so die Motivation, das eben doch nun umzusetzen.

In anderen Momenten ist es aber gar nicht so sehr die wahrgenommene, mangelnde Attraktivität, die uns von der Handlungsumsetzung abhält, sondern eher der Eindruck, dass diese Aufgabe schwierig werden könnte. Dann hilft es manchmal mehr, sich vor Augen zu führen, dass man in der Vergangenheit solche Aufgaben schon oft gut bewältigt hat oder dass andere, die auch nicht fähiger sind als man selbst, es auch hinbekommen haben.

Es gibt aber auch die gegenteilige Variante: Für viele ist es hilfreich, gerade das Gegenteil zu tun. Nicht länger über mögliche Folgen der Handlung nachzudenken, sondern dieses In-die-Zukunft-Denken abzubrechen und stattdessen die Aufmerksamkeit auf die Handlung selbst zu richten. Wir nehmen in so einem Moment die früher getroffene Entscheidung, dass wir diese Handlung umsetzen wollen, einfach als gesetzt an und konzentrieren uns ganz darauf, den ersten Schritt zu gehen. Durch diese Verschiebung der Aufmerksamkeit schaffen wir dann den Übergang von der Motivationsphase (also der Frage „Was möchte ich tun?“) in die Handlungsphase (also die Umsetzung). Wenn man jemanden fragt, der genau diese Strategie nutzt, dann wird diese Person diesen Prozess vermutlich nicht so genau beschreiben können. Vermutlich bekommt man nur so etwas wie „Ich mache es dann einfach“ zu hören. Aber bei genauer Betrachtung steckt in dieser Aussage eben genau dieser Prozess: Es gelingt mir, meine Aufmerksamkeit von der Frage des Für und Wider abzuziehen und die Aufmerksamkeit stattdessen auf die Ausführung der Handlung zu richten. Dann steht keine Entscheidung mehr zwischen mir und der Handlungsausführung und schon passiert es, dass ich die Handlung tatsächlich anpacke.

Um zum Anfang zurück zu kommen: Selbstdisziplin zu haben, heißt also nichts anderes, als eine der beiden (oder beide) Fähigkeiten zu haben: Entweder ich kann Motivation für eine Handlung wiederherstellen, auch wenn mir diese Motivation zwischenzeitlich mal abhanden gekommen ist. Oder ich kann meine Aufmerksamkeit auf die Ausführung verschieben und damit das Grübeln über die Frage, ob ich es mache oder nicht, beenden. Eine Fähigkeit zu besitzen ist keine Frage von Willen, sondern von Training. Wenn ich als Tänzer ein bestimmte Schrittabfolge tanzen will, dann hilft es wenig, diese Abfolge ganz dringend zu wollen. Was ich tun muss, ist üben. Ich trainiere diese Abfolge so lange, bis sie zuverlässig sitzt. Das gleiche gilt für die Fähigkeiten, die wir unter „Selbstdisziplin“ zusammengefasst haben. Auch hier hilft es wenig, disziplinierter sein zu wollen oder den Mangel an Disziplin moralisch abzuwerten. Das einzige, das hilft, ist Training dieser Fähigkeiten. Wir sind also nicht faul, sondern wir beherrschen diese Fähigkeit noch nicht. Wenn du Fußballtrainer*in wärst und einem Kind, das sich anstrengt und das Tor trotzdem nicht trifft, Faulheit vorwerfen würdest, dann wäre das eine klare Themaverfehlung. Also warum sollte es angemessen sein, wenn du etwas gerne erreichen möchtest und dir die passende Handlung (Tor schießen, Klausurstoff lernen) fest vornimmst, und es dann aber doch nicht hinbekommmst und auf dem Sofa bleibst, dir dann Faulheit vorzuwerfen?

Gute Vorsätze für’s neue Jahr? So klappt’s auch mit der Umsetzung!

Und, wie läuft es mit deinen Vorsätzen? Schon erste Erfolge erzielt oder eher nicht? Viele Menschen haben über den Jahreswechsel etwas Zeit und genug Abstand vom klein-klein des Alltags, so dass sie etwas allgemeiner als sonst über ihr Leben nachdenken können. Und dabei stellen sie fest: „Ich würde gerne etwas ändern!“ So entstehen dann die guten Vorsätze fürs neue Jahr. Mit dem festen Willen, sich auch wirklich an die guten Vorsätze zu halten, und dem Glauben, dass der feste Wille die entscheidende Zutat wäre, die den Unterschied zwischen Erfolg oder Scheitern macht, startet man dann ins neue Jahr. Und wird dann in kürzester Zeit enttäuscht. Trotz bester Absichten ist der Plan schon nach wenigen Wochen (oder Tagen) wieder beim Teufel. Wenn es ganz schlecht läuft, machen wir uns auch noch selbst dafür verantwortlich, dass es nicht geklappt hat. Wir hätten es nicht genug gewollt oder uns nicht genug zusammengerissen. Wir wären einfach zu undiszipliniert und schwach. Ich halte das für einen Trugschluss. Wir haben so gut wie alle die nötige Disziplin. Was aber die wenigsten haben, sind effektive Strategien, wie man gute Vorsätze erfolgreich umsetzt. So ist das Scheitern eines Vorsatzes häufig schon in der Planung der Umsetzung angelegt. Nehmen wir ein klassisches Beispiel: „Ich will mehr Sport machen.“ Dieses Ziel kann jetzt unterschiedlich detailliert geplant werden.

Stufe 1

„Ich will mehr Sport machen“ (und nichts weiter). Diesem Ziel fehlt, außer einer groben Richtungsangabe, so ziemlich alles. Das dürfte den meisten klar sein. Darum gehen wir gleich zur nächsten Stufe.

Stufe 2

„Ich will mehr Sport machen und werde dafür regelmäßig ins Fitnessstudio gehen.“ Schon besser, immerhin ist schon mal spezifiziert, was für Sport geplant wird. Aber das geht besser.

Stufe 3

„Ich will mehr Sport machen. Dazu werde ich mich gleich morgen im Fitnessstudio X bei mir um die Ecke anmelden und dann werde ich 2x die Woche dort trainieren.“ Immerhin, der Ort ist jetzt schon klar, und die grobe Intensität, mit der man das betreiben möchte.

Stufe 4

„Ich will mehr Sport machen. Dazu werde ich mich morgen nach dem Frühstück als erstes auf den Weg zum Fitnessstudio X machen und mich anmelden. Dann werde ich immer dienstags und donnerstags nach der Arbeit dort für eine Stunde trainieren.“ Ah, ein konkreter Wenn-Dann-Plan. Das morgendliche Frühstück ist das erste konkrete Ereignis, das in meinem Plan auftaucht. Dieses Ereignis dient dann als Auslöser für die Handlung „zur Anmeldung gehen“. Der Trainingszeitpunkt sieht ebenfalls schon konkret aus, ist es aber noch nicht, wie wir gleich sehen werden.

Stufe 5

„Ich will mehr Sport machen. Dazu werde ich mich morgen nach dem Frühstück als erstes auf den Weg zum Fitnessstudio X machen und mich anmelden. Dann werde ich immer dienstags und donnerstags auf dem Nachhauseweg von der Arbeit direkt, noch bevor ich nach Hause komme, dort vorbeifahren. Dann werde ich eine Stunde trainieren.“ Besser! Jetzt ist endlich klar, wie genau das Training in meine Routine eingebettet werden soll! Spätestens jetzt hören die meisten mit der Planung auf. Mit diesem Plan sind die Chancen für eine erfolgreiche Umsetzung zwar nicht null. Aber darauf wetten würde ich noch nicht. Also weniger als 50% Erfolgswahrscheinlichkeit. Was wir jetzt noch dringend brauchen, ist die Planung weiterer Unterstützung.

Stufe 6

Damit der obige Plan auch zuverlässig umgesetzt wird, organisiere ich folgende Unterstützung:

  • Erinnerung: Ich brauche mindestens zwei Erinnerungen. Eine, die mich morgens daran erinnert, dass ich meine Sportsachen packen und mit zur Arbeit nehmen muss. Und eine, bevor ich von der Arbeit aufbreche (oder auf dem Weg, wenn der Weg zum Studio und nach Hause ähnlich ist), die verhindert, dass ich wie gewohnt nach Hause fahre. So eine Erinnerung kann z.B. ein großer Zettel in meiner Wohnung/an der Bürotür sein oder eine digitale Erinnerung im Handy.
  • Umfang: Ich würde die geplante Zeit von einer Stunde reduzieren. Aus meiner Sicht ist am Anfang völlig egal, was Trainer sagen, welche Intensität zum Muskelaufbau optimal wäre. Wir sollten uns am Anfang auf den Aufbau von Motivation statt Muskelmasse konzentrieren! Nur ein Training, das auch durchgeführt wird, nützt uns etwas. Also wäre das wichtigste Ziel für die ersten Wochen, eine feste Gewohnheit zu etablieren, die uns ins Fitnessstudio befördert. Egal, wie lange wir dann drin bleiben. Die Dauer zu steigern, können wir später jederzeit ganz leicht. Darum würde ich mal mit 10 Minuten anfangen. Das reicht für eine Handvoll Übungen. Länger bleiben ist erlaubt, aber 10 Minuten ist dann das Muss. Das kann ich auch, wenn ich mich am Abend doch noch mit Freunden treffe, ins Kino will usw. Denn: Es kommt nicht auf die Größe des Schrittes an, sondern auf seine Stabilität. Auf einen gefestigten ersten kleinen Schritt kann ich einen zweiten Schritt und einen dritten Schritt aufbauen. Auf einen wackeligen, nur manchmal funktionierenden großen ersten Schritt folgt normalerweise nichts weiter.
  • Dokumentation deines Fortschritts: Eine ganz entscheidende Unterstützung ist die Methode, sichtbar zu machen und festzuhalten, ob du deine neue Gewohnheit wie geplant umgesetzt hast oder nicht. So entsteht die Verbindlichkeit, die du brauchst, weil es jetzt nicht mehr egal ist, ob ich heute oder morgen ins Fitnessstudio gehe. Die Lücke in meinem Plan wird bleiben. Und Lücken mag ich nicht ;-).
  • Es gibt noch eine Menge weiterer Unterstützungsmöglichkeiten (soziale Unterstützung, mentale Tricks, Umgang mit negativen Gedanken, usw.), über die du dich im kostenlosen Basiskurs informieren kannst.

Jede weitere Unterstützung, die in deinen Plan integriert ist, erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das neue Verhalten zu deiner Gewohnheit wird. Also plane so viel Unterstützung ein wie möglich. Nach dem Prinzip: Minimaler Schritt, maximaler Einsatz.

Ich freue mich, wenn du hier als Kommentar erzählst, wie es mit deinen Vorsätzen so läuft!

Tackle Your Procrastination! Vorsätze wirkungsvoll umsetzen

Sie schieben das Lernen auf eine Klausur vor sich her? Lieber erstmal Instagram checken, bevor es – vielleicht – ans Lernen geht?

Das geht sehr vielen Studierenden so. Aber das muss nicht so sein! Ulmer Medizinstudierende im ersten Semester haben gerade das Glück, an einem außergewöhnlichen Angebot teilhaben zu können. Im Rahmen der „SriAS“-Trainingsstudie können Sie an einer Kombination aus Training und Studie teilnehmen. Im Training „Tackle Your Procrastination! Vorsätze wirkungsvoll umsetzen“ lernen Sie, wie man endlich loslegt, Hemmungen und Blockaden auflöst und während des Lernens zufriedener wird. Das wird durch den systematischen Aufbau neuer Gewohnheiten unterstützt, der im Rahmen des Trainings detailliert geplant und individuell begleitet wird.

Und das Beste? Das Training ist für Teilnehmer*innen kostenfrei! ON TOP: Für die Teilnahme an der Studie (täglich kurze Fragebögen auf einem Smartphone über 1 Woche vor und nach dem Training beantworten) erhalten Sie eine Aufwandsentschädigung von bis zu 50 Euro!

Diese einmalige Chance wird durch das Drittmittelprojekt „SriAS“ realisiert (finanziert durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung).

Was heißt „SriAS“? –> Selbstregulation im Alltag von Studierenden (Projektbeschreibung).

Weitere Infos und Anmeldung unter:

martin.greisel (at) phil.uni-augsburg.de
(Betreff: „SriAS-Trainingsstudie“)

 

Und alle anderen? Ihr könnt zwar nicht an dieser Trainingsstudie teilnehmen, aber für euch gibt es zum einen den kostenlosen Kurs hier, zum anderen könnt ihr auch jederzeit ein Einzelcoaching bei mir buchen. Im Frühjahr wird es zudem wieder weitere Gruppenkurse geben (einer für Doktoranden der LMU München und einer für Studierende der UniBW München).

Immer unter Strom

Manchmal wache ich morgens auf, wenn der Wecker klingelt, und stelle fest, dass mein ganzer Körper angespannt ist. Dann lausche ich den letzten Traumfetzen nach, die noch in meinem Kopf hängen, und erkenne, dass ich gerade etwas geträumt hatte, bei dem es darum ging, ganz dringend und unbedingt etwas zu erreichen. Aber es war ungewiss, ob ich das schaffen würde. Und so versuchte ich, durch den Einsatz besonderer Anstrengung das gewünschte Ziel doch noch zu erreichen. Um zu wissen, wo diese Träume herkommen, brauche ich keine psychoanalytische Traumdeutung. Die Parallele zu der Haltung, mit der ich oft durch den Tag gehe, ist einfach zu offensichtlich. Häufig versuche ich, wenn gerade mal wieder besonders viele Aufgaben anstehen, durch eine extra Portion Anstrengung „schneller“ zu arbeiten, d.h. mehr Aufgaben in der gleichen Zeit zu bewältigen. Aber das klappt natürlich nicht, da sich die Art von Arbeit, die ich mache, nicht wirklich beschleunigen lässt. Wenn ich morgens für die S-Bahn zu spät dran bin, dann kann ich rennen statt zu gehen. Z.B. eine E-Mail zu schreiben erfordert hingegen Denken und Tippen. Ich kann auf Kommando aber weder doppelt so schnell denken noch tippen… Und so versuche ich vergeblich, „schneller“ zu arbeiten und lebe dabei in dem Gefühl, ein Wettrennen zu verlieren. Kein Wunder, dass mein Gehirn nachts dann entsprechende Träume produziert…

Statt schon am Frühstückstisch voller Spannung zu sein, würde ich gerne viel lieber ausgeruht und entspannt in den Tag starten. Denn für gewöhnlich erzeugen die Herausforderungen des Tages weitere Spannung. Und Spannung erzeugt Schmerzen. Früher oder später tut irgendetwas weh. Und mittel- und langfristig macht die Spannung krank. Woran das liegt? Ganz einfach: Psychische Spannung geht mit einer Anspannung der Muskulatur einher. Meine Student*innen wissen (hoffentlich ;-)), wie dieser Zusammenhang über Sympathikuserregung und Adrenalinausschüttung vermittelt wird. Hier ist aber erstmal wichtig, woran man diesen Zusammenhang bei sich selbst erkennen kann. Welche Körperstellen als erstes auf eine erhöhte Anspannung reagieren, ist von Mensch zu Mensch etwas verschieden. Ich merke es als erstes an meinen Zehen, die dann nicht einfach locker im Schuh liegen, sondern auf die Sohle nach unten pressen. Und an meiner Kiefermuskulatur. Das ist auch die Stelle, wo es als erstes anfängt, weh zu tun. Die Kieferspannung erzeugt wiederum Druck auf den Ohren, auch so ein sicheres Indiz für innere Anspannung. Und wenn diese Spannung dann noch länger anhält, dann folgt die Nacken- und Rückenmuskulatur. Sind Nacken und Rücken erstmal verkrampft, sind Kopfschmerzen die Folge. Der Endpunkt sind dann Erkältungskrankheiten und chronische Rückenschmerzen…

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, was man tun kann. Die Antwort ist: eine Menge. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die folgenden Dinge bei mir selbst helfen. Das heißt nicht, dass ich alles davon anwende, davon bin ich noch weit entfernt. Aber ich arbeite daran, einige Dinge davon immer regelmäßiger umzusetzen.

Zeitmanagement

Zuerst macht es Sinn, sich über die Gestaltung des Arbeitstages selbst Gedanken zu machen. Das läuft gewöhnlich unter dem Begriff Zeitmanagement. In einem früheren Blog-Eintrag habe ich schon mal geschrieben, warum übliche Zeitmanagement-Techniken nicht so sehr gegen Prokrastination helfen. Für das Problem hier aber wurden sie gemacht: Arbeit so gestalten, dass stressfrei das Wichtigste erledigt werden kann.

Die wirksamste und gleichzeitig bitterste Pille ist: weniger machen. Das bedeutet: Ich muss einige meiner Aufgaben streichen bzw. abgeben. Das ist meistens schwer, denn wir sind ja so unersetzlich und die einzigen, die in der Lage sind, diese und jene Aufgabe richtig gut zu bewältigen… Und jedes der Projekte ist doch so spannend und es wert, verfolgt zu werden… Aber leider steigt unser Zeitbudget nicht mit unserer Begeisterungsfähigkeit an. Wir können zwar vieles wichtig und/oder spannend finden, haben aber trotzdem immer nur die selbe Menge an Zeit zur Verfügung.

Wenn die Fülle von Aufgaben ein Stressfaktor ist, dann können wir außerdem versuchen, das Multitasking abzustellen. Jeder Wechsel des Aufmerksamkeitsfokus bringt Hektik in unser Denken und verursacht das Gefühl, möglichst alles gleichzeitig ganz schnell erledigen zu wollen. Also: Smartphone in den Flugmodus schalten, E-Mail-Benachrichtigungen abschalten, die aktuelle Aufgabe zuerst (wenn möglich) zu Ende bringen, bevor man mit der nächsten Aufgabe beginnt. Am Anfang des Tages einen Plan zu machen, was in welcher Reihenfolge zu bearbeiten ist, hilft ebenfalls enorm. Erstens muss man sich selbst dabei klar werden, welche Aufgabe welche Priorität hat. Damit erzeugt man Unterschiede zwischen den einzelnen Aufgaben. Es sind dann nicht mehr alle Aufgaben gleich wichtig, die entsprechend auch am besten alle gleich jetzt sofort erledigt werden sollten. So nimmt man Druck von seinen Schultern. Zweitens sorgt man mit so einem Plan dafür, dass man nicht mehr alle Aufgaben gleichzeitig im Kopf präsent halten muss. Der Plan ist dann außerhalb von mir festgehalten, meine Aufmerksamkeit kann sich dann allein auf die eine Aufgabe direkt vor mir konzentrieren. Wenn ich fertig bin, sehe ich auf meinen Plan, was als nächstes kommt. Habe ich keinen Plan, so muss ich das schon die ganze Zeit wissen, während ich die erste Aufgabe bearbeite, da ich ja sonst Gefahr laufe, was Wichtiges zu vergessen…

Was ebenfalls ideal wäre: Pausen einlegen. Pausen sind für unseren Organismus das Zeichen, dass ein Schritt geschafft ist, die Aufgabe erfolgreich bewältigt wurde. Dann darf die Spannung nachlassen, da sie nicht mehr gebraucht wird. Wenn ich Pausen mache, sende ich also an meinen Körper das Signal, sich entspannen zu dürfen. Keine Pause heißt, Spannung ist weiterhin gefordert. Pausen werden also gerade dann besonders wichtig, wenn ich eigentlich das Gefühl habe, keine Zeit für Pausen zu haben. Diese Überlegung wird aber schnell zu einem Trugschluss: Ohne Pause laufe ich Gefahr, aufgrund der inneren Hektik auf die Schnelle eine Aufgabe auszuwählen, die vielleicht nicht den effektivsten Fortschritt verspricht. Und dann verliere ich viel Zeit mit dieser Aufgabe, die eigentlich gar nicht sooo wichtig gewesen wäre. Keine Pausen zu machen kann also auch viel Zeit kosten.

Aktive Entspannung

Jenseits der eigentlichen Arbeit kann und sollte ich mich auch um aktive Entspannung bemühen. Das können körperliche Aktivitäten wie Sport oder Spazierengehen sein. Oder du wendest spezifische Entspannungstechniken wie progressive Muskelentspannung nach Jacobson oder autogenes Training an. Oder betreibst Meditation, was zur Beruhigung des Geistes natürlich besonders prädestiniert ist. Oder eine Kombination aus alledem wie Yoga oder ähnliches. Fernsehen zählt übrigens nicht dazu. Da wird unser Gehirn ja wieder mit neuem Zeug vollgeladen.

Feierabend

Zuletzt ist auch ein echter Feierabend eine gute Maßnahme. Darunter verstehe ich eine Zeit, zu der klar ist, dass da definitiv nicht mehr gearbeitet wird. Und zwar regelmäßig. Wenn ich abends zuhause nie arbeite, dann weiß auch mein Gehirn das und kann dann entspannen und die Gedanken an die Arbeit loslassen. Wenn ich dagegen abends oder am Wochenende immer oder auch nur öfter noch arbeite, dann ist es nicht mehr klar, wann mein Gehirn die Spannung abbauen und die Aufgaben aus dem Bewusstsein verschwinden lassen darf. Dann stehe ich immer unter Strom.

Jenseits dieser Möglichkeiten fallen dir bestimmt auch noch andere Maßnahmen ein, die dir persönlich schon geholfen haben. Ich würde mich freuen, davon zu hören, wie es um dein Stressniveau bestellt ist und was du so dagegen tust!

Wie wir unseren Umgang mit Fehlern verbessern können

Es passiert ständig: Wir arbeiten an einem wichtigen Projekt, geben uns Mühe, unsere Sache gut zu machen, und trotzdem passiert es. Wir machen einen Fehler. Wir haben vergessen, eine Kleinigkeit zu berücksichtigen, wir haben etwas übersehen, wir haben ein Detail nicht bedacht, wir sind von unzutreffenden Voraussetzungen ausgegangen usw. Idealerweise würden wir jetzt zu uns sagen: „Aha, eine interessante Information. Diese werde ich sogleich nutzen, um meine Arbeit an diesem Projekt noch weiter zu verbessern.“ So eine Haltung erzeugt ein positives Fehlerklima. Sie ist gekennzeichnet davon, dass Fehler als wertvolle Rückmeldung angesehen werden, um wieder etwas dazuzulernen.

Was aber stattdessen viel eher passiert, hört sich ungefähr so an: „Oh verdammt, das hätte ich aber wissen müssen. Es ist peinlich, das nicht berücksichtigt zu haben. So ein dummer Fehler. Das darf nicht wieder vorkommen!“ Mit dieser Haltung fällt es uns viel schwerer, uns mit dem Fehler zu beschäftigen und so viel wie möglich aus ihm zu lernen, da wir hauptsächlich damit beschäftigt sind, unseren Selbstwert, dem ein empfindlicher Schlag versetzt wurde, wieder zu stabilisieren. Und dabei hilft es jetzt nicht gerade, mit voller Aufmerksamkeit auf den Schauplatz des eigenen Versagens zu blicken. Darum sehen wir am liebsten gar nicht hin. Wir versuchen, die Sache, so schnell es geht, irgendwie zu bereinigen, so dass es uns selbst bloß möglichst wenig runterziehen möge. Wir müssen den Fehler ein Stück weit verdrängen, weil wir das volle Ausmaß unseres Versagens sonst nicht aushalten könnten. Diese Art von Umgang mit einem Fehler hat also zwei Arten von Kosten: Erstens steht uns ein Teil unserer Ressourcen, der durch Maßnahmen zum Schutz unseres Selbstwerts gebunden ist, nicht zur Bewältigung des Fehlers zu Verfügung. Unsere Aufmerksamkeit ist geteilt. Zweitens können wir zusätzlich nicht maximal von dem Erkenntnisgewinn, den uns der Fehler verschaffen könnte, profitieren, weil wir möglichst wenig davon wissen wollen.

Wenn mir meine eigene Kompetenz und deren Weiterentwicklung wichtig sind, dann ist die erstgenannte, fehlerpositive Haltung der Haltung, die von Versagensgefühlen und Scham geprägt ist, also deutlich überlegen. Was können wir nun tun, um eine positivere Einstellung gegenüber Fehlern zu entwickeln?

Schritt 1: Erkenntnis

Der erste Schritt ist, zu verstehen, welche Ziele diesen Haltungen gegenüber Fehlern zugrunde liegen. Eine fehlerpositive Haltung basiert auf dem Ziel dazuzulernen. Wenn ich meinen status quo verlassen möchte und ich es mag, neue Inhalte in mein Gedächtnis zu integrieren, dann ist mir jeder Fehler willkommen, denn dann weiß ich, wo ich noch dazulernen kann und was genau ich dafür tun kann. Jeder Fehler hilft mir, mein Ziel zu verwirklichen. Wenn ich aber stattdessen scharf darauf bin, eine tolle Leistung zu erzielen, diese vielleicht sogar anderen zeigen zu können oder andere mit meiner Leistung übertrumpfen zu können, dann hat der Fehler eine meinem Ziel zuwider laufende Bedeutung: Durch den Fehler weiß ich, dass ich mein Ziel nicht erreicht habe. Der Fehler stellt einen Rückschlag dar. Er ist Beweis, dass ich keine großartige Leistung gebracht habe, sondern eine mit Mängeln. Wenn ich mich dann auch noch reingehängt hatte und trotzdem diesen Fehler gemacht habe, dann ist der Fehler auch gleichzeitig eine Aussage über meine Fähigkeiten. Dann heißt ein Fehler, dass ich schlecht bin. Kein Wunder, dass ich dann diesen Fehler lieber aus meinem Bewusstsein verdrängen möchte und mich lieber nicht so eingehend damit beschäftigen möchte…

Schritt 2: Prozessfokus auch auf Fehler anwenden

Als zweiter Schritt brauche ich jetzt eine Unterstützung, die mir dabei hilft, fehlerfreundlich reagieren zu können und mich nicht in meinem Selbstwert herabgesetzt zu fühlen. Und genau diese Unterstützung bietet der Prozessfokus! Wenn ich meine Tätigkeit als Prozess sehe und das Ergebnis, das am Ende dieser Tätigkeit steht, nur als beiläufiges Nebenprodukt, dann ist mir automatisch weniger wichtig, ob das Ergebnis schon perfekt ist oder nicht. Ein Fehler und der Umgang damit sind dann lediglich Etappen in meinem Arbeitsprozess. Dabei hilft die Erkenntnis, dass Fehler zu machen und dann zu bewältigen, der schnellste Weg des Fortschritts ist. Es gibt nur einen Weg, Fehler zu vermeiden: Man bleibe genau bei den Tätigkeiten, die man schon perfekt beherrscht und routinemäßig ausführen kann. Man vermeide tunlichst jede Art von Herausforderung und beschäftige sich niemals mit etwas Neuem. Das ist natürlich völlig unattraktiv. Diesen Weg möchte niemand wählen. Unser Gehirn gaukelt uns aber oft vor, dass es noch einen zweiten Weg gäbe: Wenn wir uns nur gut genug anstrengen und konzentrieren würden, dann könnten wir auch bei neuen, unbekannten Tätigkeiten Fehler vermeiden und gleich beim ersten Versuch perfekte Ergebnisse liefern. Aber dieser Weg ist nicht real. Der existiert nur bei super trivialen Aufgaben, wo uns Erfolg oder Misserfolg sowieso egal sind. Frag mal eine Sportlerin, wie viele Male sie eine bestimmte Bewegung üben musste, bis diese relativ (!) fehlerfrei ausgeführt werden kann. Ich habe mal irgendwo gelesen, dass Handballspieler einen bestimmten Wurf ca. 1000 Mal üben müssen, bis dieser zuverlässig funktioniert… Das ist bei mentalen Operationen auch nicht grundsätzlich anders. Also wie oft wirst du eine bestimmte Art von mentalem Problem (z.B. diese Art von Matheaufgabe, diese Art von Literaturarbeit, diese Art von Datenanalyse, etc.) bewältigen müssen, bis du Fehlerfreiheit garantieren kannst?

Schritt 3: Prozessorientiert an der eigenen Haltung gegenüber Fehlern arbeiten

Ok, jetzt hast du schon das Wichtigste geschafft. Vielleicht fasst du nun den Entschluss, den nächsten Fehler willkommen zu heißen und dich nicht in deinem Selbstwert angegriffen zu fühlen. Das ist ehrenwert! Aber mach dir klar, dass das nicht beim ersten Mal klappen wird! Denn auch das Erlernen einer fehlerfreundlichen Haltung ist etwas Neues. Auch diese Lernaufgabe ist prozesshaft zu verstehen und wird über viele Fehler laufen, bis du zuverlässig jeden Fehler, den du machst, toll finden kannst. Auch ich stehe da erst ganz am Anfang. Auch ich fühle mich von konstruktiver Kritik an meiner Arbeit mehr gekränkt als dass ich sagen könnte „yes, wieder was Tolles dazugelernt!“ Aber der Weg lohnt sich!

Zusammenfassung

  1. Konzentriere dich darauf, dazuzulernen statt eine gute Leistung zu erzielen.
  2. Hilf dir dabei, indem du Fehler als Teil eines immer weiter laufenden Prozesses betrachtest, statt sie als Makel an einem Ergebnis zu verstehen.
  3. Gehe auch diese Schritte prozessorientiert an, d.h. erlaube dir auf dem Weg der Veränderung Fehler und Umwege.

„Prozessfokus ist ja schön und gut. Aber wie kann ich ohne Ziele leben?“

Eine Frage wie diese wird in meinen Kursen immer wieder gestellt. Und sie ist sehr verständlich! Meine Kursteilnehmer*innen lernen zum ersten Mal den Unterschied zwischen Ergebnis- und Prozessfokus kennen. Und verstehen, dass ersteres ihnen nicht gut tut. Als nächster Schritt müssen sie sich dann aber mit eben dieser Frage auseinander setzen: Wenn sie keine Ergebnisse mehr anstreben sollen, wie sollen sie dann überhaupt etwas anderes tun als immer nur das zu tun, worauf sie jetzt gerade am meisten Lust haben, wie z.B. Essen, Schlafen etc.? Wie soll ich dann überhaupt noch vom Sofa hoch kommen? So nachvollziehbar dieser Gedankengang ist, so geht er doch am eigentlichen Konzept des Prozessfokus vorbei. Denn dieser Überlegung liegt ein Missverständnis zugrunde.

Es geht nicht darum, keine Ziele zu haben. Es geht darum, die Aufmerksamkeit während zielorientierter Tätigkeit nicht auf das gewünschte Ergebnis zu fokussieren. Ob prozessorientiert oder ergebnisorientiert ist eine Frage der Aufmerksamkeit – keine der Motivation. Letztere bezieht sich auf die Frage, warum wir eine bestimmte Handlung unter all den alternativen Möglichkeiten, die wir in jeder Sekunde hätten, auswählen. Es gibt viele Gründe, warum wir ein Ziel ansteuern. Diese Gründe mögen uns mehr, weniger oder gar nicht bewusst sein. Es mag sein, dass die Erreichung des Ziels uns tatsächlich gut tut. Es kann aber auch sein, dass durch die Zielerreichung unsere wahren Bedürfnisse gar nicht befriedigt werden. All das steht auf einem anderen Blatt. Die Frage nach Prozess- oder Ergebnisfokus stellt sich erst, sobald ich mich zu einer Handlung bzw. für ein Ziel entschieden habe. Aus welchen Gründen auch immer. Sobald ich diese Handlung dann starten möchte, sobald ich Schritte in Richtung des Ziels gehen möchte, genau dann wird es darauf ankommen, worauf ich währenddessen meine Aufmerksamkeit lenke. Wenn ich vor allem das Ergebnis sehe, dann habe ich keine Augen für das Erleben des Weges. Der Weg ist dann nur die Hürde, die mich von meinem Ziel trennt. Die entsprechend möglichst schnell aus dem Weg geräumt werden soll. Was ich dabei übersehe, ist, dass dieser Weg mein Leben ist. Und dieses Leben werde ich nur dann aktiv miterleben, wenn ich meine Aufmerksamkeit nicht auf einen Punkt in der Zukunft richte, sondern in der Gegenwart bleibe und das mit all seinen Facetten wahrnehme, was gerade direkt vor mir liegt.

Wir haben also auch prozessorientiert durchaus weiterhin Ziele. Sie sagen uns weiterhin, welche Richtung wir einschlagen. Aber sie erinnern uns nicht mehr ständig daran, was unbedingt erreicht werden soll. Sondern sind mehr wie ein Kompass, der die grobe Richtung anzeigt, aber nicht wie eine Landkarte, auf der der Zielort eingezeichnet und der Weg dorthin vorgegeben ist. Wir blicken auf den Kompass, um zu sehen, in welche Richtung wir den nächsten Schritt setzen sollen. Wir sehen uns aber nicht ständig Fotos vom Zielort an, während wir durch die Welt streifen.

Das Tagebuch als mächtiges Produktivitätstool

Ein Tagebuch kann ein netter Zeitvertreib oder aber ein mächtiges Produktivitäts- und Entwicklungstool sein. Je nachdem, welche Fragen man sich stellt. Heute möchte ich eine spezielle Variante vorstellen, die weniger ein klassisches „Ich-erzähle-meinem-Tagebuch,-wie-mein-Tag-heute-so-war“-Ding, sondern eher ein hochstrukturiertes Reflexionstool ist.

Meiner Ansicht nach sollten in der Tagesreflexion zwei Aspekte vereint sein: Erstens eine Reflexion des vergangenen Tages und zweitens eine Planung des kommenden Tages. Warum? Die Reflexion dient dazu, aus Erfahrung zu lernen. Wir machen sonst nur zu leicht den Fehler, immer wieder mit der gleichen Planung die gleichen Fehler zu reproduzieren. Wir sind dann wie ein Bäcker, der sich darüber ärgert, dass der Teig nicht ordentlich aufgeht, aber trotzdem immer wieder das gleiche Rezept benutzt. Die Planung wiederum ist wichtig, um aus den mittels Reflexion gewonnenen Erkenntnissen Taten werden zu lassen. Was mache ich morgen anders? Folgende Fragen haben sich meiner Erfahrung nach bewährt:

Reflexion des vergangenen Tages

  • Habe ich heute…
    … die geplanten Tätigkeiten umgesetzt?
    … die geplante Tätigkeiten-Reihenfolge eingehalten?
    … die damit verbundenen Ziele erreicht? (optional, da kein verpflichtender Teil der Planung!)
  • Wie prozessorientiert (was ist das?) war ich vor und während der Tätigkeiten?
  • Was hat gut geklappt, was weniger? Was war der jeweilige Grund dafür?
  • Was könnte ich beim nächsten Mal anders machen?
  • Wie zufrieden war ich heute insgesamt?

Planung des kommenden Tages

Die Planung des kommenden Tages besteht aus mehreren Schritten, die nacheinander zu absolvieren sind:

  1. Liste alle Tätigkeiten auf, die du am kommenden Arbeitstag bearbeiten möchtest.
  2. Ordne diese nach Wichtigkeit und bei ähnlicher Wichtigkeit nach Dringlichkeit, das Wichtigste zuerst.
  3. Streiche die untersten Einträge auf der Liste, bis nur noch 1-3 Tätigkeiten übrig bleiben.
  4. Weise jeder Tätigkeit einen Zeitslot zu: Nach welcher Aktion beginnt die Tätigkeit, wann endet sie wieder? (Maximaldauer festlegen! Zeitbedarf doppelt so hoch ansetzen, wie man ihn für realistisch hält!)

Kommentar und Bewertung

Grundsätzlich: Dieses System dient der Organisation von Tagen, die durch wechselnde Aufgaben und Prioritäten gekennzeichnet sind. Es ist tendenziell ungeeignet für langfristige Aufgaben wie das Anfertigen einer Hausarbeit oder Dissertation. Der Grund dafür ist, dass diese Aufgaben wegen mangelnder Dringlichkeit selten auf Platz 1 der Tagesplanung landen. Diese Art der Tagesplanung ist daher auch für mich selbst als Wissenschaftler und Freiberufler nur in Phasen geeignet, wo ich die langfristigen Tätigkeiten bewusst für eine kurze Episode aussetze, weil so viele notwendige, aber kleinere Aufgaben auf einmal anstehen. Das ist regelmäßig rund um den Start eines neuen Semesters der Fall. Zu anderen Zeiten sollte mein eigener Arbeitsalltag dagegen eher stärker durch feste Gewohnheiten definiert sein, damit die Daueraufgaben (v.a. Schreiben!) ihren festen Platz haben.

Tätigkeiten statt Ergebnisse: Sowohl bei der Reflexion des vergangenen Tages als auch bei der Planung des kommenden Tages finde ich wichtig, Tätigkeiten statt Ergebnisse zu bewerten oder zu planen. Ob ich mit einer Tätigkeit ein bestimmtes Ergebnis erreiche oder nicht, das liegt oft nicht in meiner Macht und ist bei neuen Aufgaben oft nicht sinnvoll abschätzbar. Versucht man hier trotzdem, konkrete Zielzustände zu erreichen, ist Frust programmiert, da die Realität dann oft hinter den eigenen Erwartungen zurückbleibt. Worüber man viel mehr Kontrolle hat, das ist die Dauer, mit der man sich mit einer bestimmten Tätigkeit beschäftigt. Ich kann zwar nicht garantieren, in dieser Zeit etwas Bestimmtes zu erreichen, aber ich kann sehr wohl steuern, ob ich die geplante Zeit auch wirklich in diese Aufgabe investiere. Die Ergebnisse kommen dann früher oder später von ganz alleine.

Reihenfolge statt Uhrzeiten: Ich kann also die Zeit, die mir pro Tag zur Verfügung steht, durchaus anhand meiner Prioritäten auf einzelne Aufgaben verteilen. Naheliegend wäre nun, im Sinne eines Stundenplans feste Zeitblöcke zu definieren, von wann bis wann ich mich jeweils einer Aufgabe widme. Das würde dann z.B. so aussehen: 9-12 Uhr Referat vorbereiten, Mittagessen, 13-16 Uhr Vorlesung nachbereiten, 16-17 Uhr in Bibliothek recherchieren. Erfahrungsgemäß scheitern solche Pläne mit Sicherheit (ausführlich dazu hier). Darum würde ich stattdessen fixe Reihenfolgen definieren statt fixe Uhrzeiten: Ich plane, zuerst, bevor ich irgendetwas anders mache, mein Referat vorzubereiten. Dann gehe ich zum Mittagessen und wenn ich wieder zurück komme, dann nehme ich meine Vorlesungsunterlagen zur Hand und bereite die Inhalte nach. Und wenn ich damit durch bin, dann gehe ich in die Bibliothek und recherchiere dort. Dieser Plan lässt mehr Flexibilität zu, gibt aber durch die Reihenfolge trotzdem vor, dass die Dinge in der Reihe ihrer Priorität bearbeitet werden.

Maximaldauer: Wenn ich nicht genau definiere, von wann bis wann ich was mache, dann besteht natürlich die Gefahr, dass ich mit der ersten Aufgabe anfange und den Rest des Tages gar nichts anderes mehr mache. In vielen Fällen ist das sogar völlig in Ordnung, schließlich steht ja auch die wichtigste Aufgabe an erster Stelle. Wenn das aber nicht so ist, weil die anderen Aufgaben auch wichtig oder vielleicht dringlich sind, dann sollte ich die maximale Zeitdauer festlegen, die ich für die erste Aufgabe aufwenden möchte. So stelle ich sicher, dass noch genug Zeit für den Rest übrig bleibt. Und trotzdem hat mein System dann genug Puffer, falls ich doch mal ein bisschen später anfange, was Wichtiges dazwischen kommt usw.

Zeitbedarf: Falls es mal erforderlich sein sollte, an einem bestimmten Tag eine Aufgabe auch wirklich abzuschließen, ich also hier von meinem Prinzip „nur Tätigkeiten, keine Ergebnisse planen“ abweichen muss, dann sollte ich dafür großzügig Zeit einplanen. Sehr großzügig. Die gängige Empfehlung ist hier, eine realistische Schätzung abzugeben, wie lange das unserer Einschätzung nach dauern wird, und diese Zeitangabe dann zu verdoppeln.

Ritualisierung: Regelmäßig so ein Tagebuch wie dieses hier vorgeschlagene zu führen, ist natürlich eine neue Gewohnheit. Und neue Gewohnheiten einzuführen, ist bekanntlich kein Selbstläufer. Was es dazu braucht, ist ein geeignetes Unterstützungssystem: Wie man eine neue Gewohnheit so einführt, dass man sie auch wirklich durchhält, kannst du hier lernen.

Ich würde mich freuen, wenn du in den Kommentaren über deine Erfahrungen berichtest, solltest du diese oder eine ähnliche Tagebuchvariante ausprobieren!